数字档案管理系统

研发背景

档案信息化的起步是以计算机技术的发展为基础,二十世纪七八十年代,随着计算机的引入,我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。二十世纪中期到二十一世纪初,国家和地方政府对档案信息化建设的投入有较大程度的增加,档案部门配置的信息化设备越来越多,档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善,档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪以后,网络信息技术的广泛应用,特别是电子政务的快速发展为档案信息化建设注入了新的活力。

  虽然国内档案信息化水平逐步提升,但是我们必须清醒的认识到:很多用户单位仍然在使用着单机版的档案类管理软件。这些档案类管理软件在功能上不够完善,在运行上不够稳定,在对档案的处理速度和精度方面,远远不及网络版的档案管理软件,无法满足日益增长的档案管理需求。数字档案管理是数字时代或者说大数据时代档案管理的发展方向,是现代的新型档案管理模式,是对传统档案管理的升级,是“第二代”或“升级版”的档案管理。档案工作是否现代化,我国能否成为档案强国,其显著标志就是看是否可以将档案进行有效管理。可以说提升数字档案管理,是实现我国档案工作现代化,把我国建成档案强国的一项迫切任务和重要内容。

  《数字档案管理系统》是山东国子软件股份有限公司自主开发的网络版的档案管理软件,该软件的设计遵循国家档案局(馆)的相关规范、标准,操作简单、性能稳定、数据安全性高,极大提高了数字档案馆的建设速度。

解决方案

  国子数字档案管理系统立足建设一个区域性、开放型的文件、档案信息中心,为各级各类行政事业单位和企业提供数字化的网上档案管理、查询、服务。对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体进行收集、组织和规范化再加工,并进行高质量的保存和管理,通过网络提供高速的多媒体信息存取服务,有效提高档案部门信息化工作。

  国子数字档案管理系统是以分布式的海量数据支撑,基于智能检索技术和高速宽带网络技术的大型开放、分布式信息库,结合先进的信息技术、主机系统、扫描技术、网络系统、存储技术和安全管理体系,使档案工作提高到全新的管理模式,为用户带来显著的管理效益。

  国子数字档案管理系统的开发和建设将按照数字档案管理的相关标准,规范和制定系统的业务流程,并按照此业务流程和制度进行数字档案分类、编目、立卷、编号,制定数据标准和管理办法;按照制定数据标准和管理办法,应用当前国际上成熟稳定的软件系统架构,进行软件系统设计、数据接口标准设计与开发,系统集成、调试、数据迁移;建立一站式窗口,实现一站式电子档案查询、检索、借阅服务;建立与其他相关系统的数据共享,数据交换,数据采集服务。

  国子数字档案管理系统从档案实际工作出发,以规范档案管理为目标,通过分析单位日常档案管理业务要求,结合数字档案馆建设的规划,保证了档案的全面性、完整性、实用性。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。


  档案馆资源管理
  1、档案著录
  档案著录分为自动收集、接口录入和扫描上传。自动收集,能够在系统中公文流转过程(发文、收文、分类管理)中,自动完成。接口录入,支持其他业务系统通过统一接口导入档案信息进行著录。扫描上传,可以将纸质档案扫描后录入系统,进行数字化处理。
  系统连接扫描仪,将扫描后的各种格式的图片文件经过OCR等技术进行智能加工处理后,导入到档案管理系统中,处理完成的图片符合国家档案主管部门规定的视图效果。同时系统支持文档(包括领导签字)、电子版刻录、视频、音频等不同格式档案的录入与储存。


  2、档案归档
  由档案管理员对提交的档案进行审核操作,审核不通过的打回档案著录处修正后重新提交;审核通过的由相关人员对档案进行入库操作。


  3、档案信息调整
  在档案生命周期中,某些信息如档案名称、存放位置、密级、保管期限、档案编号可能会发生变动。用户可以通过此功能来对这些档案信息进行修改和完善。


  4、智慧检索
  提供类似多种检索方式,以保证档案检索的查全率和查准率。可对各种格式的文档、数据库等异质海量信息实现统一检索,提供关联检索、容错检索、信息摘要、逐层检索功能,百万数据秒级返回。并实现结构化和非结构化数据的统一检索,可实现元数据和全文数据的联合查询。同时还实现了实时动态索引,数据增删改时快速同步更新索引,无需重建整个索引,也无需局部重建索引,即数据维护(增删改)后也能马上检索出来。
  5、原件管理
  原先档案管理人员的工作内容是以档案实体的收集(征集)、整理、鉴定、保管、统计、利用等六个环节为主,主要凭借手工处理,程序繁琐易出错,检索和编研无法顺利完成,不能满足新形势下的档案管理需求。而系统中提供的原件管理,借助于现在先进的信息技术,对原件进行上传、下载、在线预览等操作,在保证原件安全的基础之上,提高对原件的利用及管理,方便用户对原件的查找与使用。


  6、档案鉴定和销毁
  档案将要达到保管期限时,用户可以借助系统对档案进行鉴定。鉴定结果会生成档案销毁清册。档案销毁清册生成后,移交上级领导审批,批准销毁的档案会由档案管理人员销毁实体档案,也会在“档案管理”中销毁电子档案。销毁记录将自动保存在系统中。


  虚拟档案馆管理
  7、多级联动
  提供局、馆、室三级联动,通过政务网对立档单位可以对满年限的档案在线提交给档案馆,档案局可以在线对立档单位进行业务指导,一级立档单位也可在线对二级立档单位进行业务指导。同时系统还提供网上年检功能,替代了过去繁琐的手工操作,大大提高了年检的工作效率,通过网上年检“足不出户”就能提供全自动、全方位24小时的年检服务。
  8、库房管理

  此功能是将实体的库房形象化,便于用户对库房的管理与操作,更加有效地管理库房,便于日后库房的维护。


  电子档案移交与接收
  9、档案移交管理
  根据《中华人民共和国档案法》,各使用部门凡是在公务活动中形成的具有保存、查考价值的各种门类和载体文件材料,都应按规定及时向上级档案管理部门移交归档。系统能够根据用户单位的具体情况,合理安排移交时间和移交内容,列出移交清单,保证档案移交工作的顺利进行。
  10、接收方式管理
  数据管道、数据导入、程序调用接口、数据抓取等多种多样的数据接收方式,从来源上保证数据的全面、可靠,通过数据采集工具实现海量电子档案的自动归档。
  11、档案借阅管理
  借阅管理不仅支持对电子档案借阅管理,而且能够对实体档案借阅进行管理,包含借阅登记、借阅审核、电子档案归还、实体档案归还等。

  本着“利用驱动”的理念,推动档案部门从被动保管走向主动服务,通过集成身份证识别仪、IC卡设备,结合触摸屏浏览、播放等登记查阅者身份信息,实现自助查档,提供全方位、多角度、深层次的档案信息服务。可在线申请审批打印,支持按页申请、审核、打印。


  档案开发利用
  12、档案开发利用
  档案开发利用功能分为档案检索、档案浏览和借阅管理。检索出的档案信息,有权限的用户可以直接在线浏览,无权限的用户可以对档案发出借阅申请,相关人员审核后,可对借阅的档案进行浏览。用户可以根据自身需求,将馆藏的静态信息通过查找、筛选、加工和编辑等手段变为动态信息,充分发掘档案的信息价值和知识价值,为进一步的档案信息公开做好充分的准备。在确保安全的前提下对部分用户提供开放档案、政府公开信息的查阅,向用户提供全方位、多角度、深层次的档案信息服务。


  13、档案统计分析
  统计分析分为档案利用率、年鉴、档案工作基本情况统计年报、报表管理。借助档案利用率等统计分析,用户可以了解到馆藏档案的利用情况,可以借此来衡量档案管理工作效率和工作水平,可以全面了解以往年份的档案管理情况,可以了解到档案管理人员的工作内容。
  
  14、档案编研
  用户可以在研究档案内容的基础上,在系统中编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著,完成档案编研工作。用户可以根据自身情况,在系统中组建专题库,对入库档案进行登记、归类和整理。编研平台通过系统中的鉴定筛选、价值审定、多素材混合编辑等功能,可将编研成果发布至利用门户。


  实体档案馆智能管理
  15、库房温湿度管理
  可根据不同的档案要求设定不同的温度范围段和湿度范围段,远程电脑监控档案室库房内部的温度、湿度情况,系统根据所测量的库房内温湿度数据值自动调节控制加湿机、除湿机、消毒机和空调,以达到无人值守自动控制恒温恒湿的效果。
  16、档案馆监控管理
  远程监控功能:授权用户可以随时随地的进行实时监控、云台镜头控制、录像设置等。做到人员及众多财物设施和重要资料的危机防范。
  形象宣传功能:远程网络视频监控系统将实景实时的发布在网上实现形象宣传。
  资料保存、检索功能:先进的MPEG4压缩技术,降低了录像、日志等资料的存储空间,适合网络传输,降低投入成本,录像中增加了多种类型事件的标识符,方便检索、管理。
  无限扩展性:配套硬件的重新配置以及系统的应用功能都具有无限扩展性。
  17、库房门禁管理

  与门禁系统相结合,系统中提供人员权限设置、开门/关门,及人员进出记录及查询,并提供考勤功能;如果门禁出现异常,系统自动提醒管理人员。


  配套应用
  移动端开发应用
  通过手机端登录系统进行办公。手机端支持档案归档、信息调整、智慧检索、档案借阅、统计分析以及档案监控的查看。随着手机端的开发应用,为用户大大提高了办公效率。

 

  技术应用:
  通过高拍仪扫描纸质档案材料,以电子文件格式保存,节省长期保管档案而占用的空间,并可以大大缩短查找档案的时间,提高档案管理人员工作效率。
  通过扫码枪扫描档案库房的条形码或者二维码,方便、快速、直接读取信息,提高信息采集效率。可直接读取档案存放具体位置,方便借阅和管理。

 

    高拍仪快速录入纸张档案
  书刊扫描仪可将图像并转换成可编辑、存储和输出的数字化输入设备
  馈纸式扫描仪扫描速度快、扫描精度高

 

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