运用信息技术全面提高中小学校舍档案管理水平


山东国子软件股份有限公司

  摘要:目前中小学校舍档案管理工作仍然是一个十分薄弱的环节,主管部门、学校重视程度不高、管理职能分散、管理力量薄弱、管理基础不够规范、历史资料缺失、管理手段落后,已经影响到了中小学校舍的合理有效使用、校舍的安全保障,甚至影响到了中小学校合法权益的维护。山东国子软件股份有限公司与山东省教育厅、滨州市教育局合作开发中小学校舍档案管理系统,综合运用各种信息技术,实现对中小学校舍档案的规范、动态管理,实现校舍档案管理工作效能和管理水平的全面提高。

  关键词:中小学;校舍档案管理;信息技术

  一、中小学校舍档案管理现状

  中小学校舍档案,是指中小学校舍建设工程在实施过程和各项目在使用、排查鉴定、规划、加固改造、处置等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍有关的、具有保存价值的各种形式的记录。校舍档案是维护学校权益,查勘维修房屋,合理使用校舍,反映学校建设历史的重要资料。校舍档案分为确权、基建、管理三类。确权档案包括房屋、土地的确权证书及证明权属来源的一切报告、批文、协议、合同等;基建档案包括房屋建设、维修、查勘的一切文书、财务、技术资料;管理档案包括房屋、场地的使用、维修及权属变更等情况的一切记录。

  中小学校舍是广大中小学教师、学生日常教学、生活的场所,其安全直接关系到广大师生的生命安全,关系到人民群众的切身利益,关系到社会的和谐与稳定。党中央、国务院历来高度重视中小学校舍建设、安全工作。国务院办公厅印发《全国中小学校舍安全工程实施方案》(国办发〔2009〕34号)文件明确提出,“市、县级人民政府负责校舍安全工程的具体实施,……建立健全所有中小学校、所有校舍的安全档案。”教育部进一步要求“县级及以上教育行政部门应当设立中小学校舍安全档案室,指定专人、划定专门场所管理所属学校的档案,按要求建立完整的纸质档案和电子档案系统。”

  但是,目前中小学校舍档案管理工作仍然是一个十分薄弱环节,学校、主管部门重视程度不高,管理职能分散,管理力量薄弱,管理基础不够规范,历史资料缺失,管理手段落后。校舍档案管理工作的缺失和不规范,已经影响到了中小学校舍的合理有效使用,影响到了中小学校舍的安全保障,甚至影响到了中小学校的合法权益的维护。

  二、完全满足中小学校舍档案管理需求,开发规范化动态化管理系统

  作为长期致力于电子文件和数字档案管理研究、因与山东省教育厅合作开发《山东省中小学校舍管理系统》、《山东省中小学校舍安全工程管理系统》,在中小学校舍管理、校舍建设、排查鉴定、维修改造、项目管理等方面积累了丰富经验的专业软件公司,山东国子软件股份有限公司与山东省教育厅、滨州市教育局合作开发了中小学校舍档案管理系统。系统按照数字档案管理的相关标准,规范和制定系统的业务流程,对校舍档案信息进行收集、分类、编目、立卷、编号,进行高质量的保存和管理。系统应用当前国际上成熟稳定的系统架构、数据接口标准设计与开发,建立一站式数字档案查询、检索、借阅服务;建立与其他相关系统的数据共享、交换服务。系统对档案数据采用大集中模式存储和管理,对档案实物可采用单个库房集中管理,或者多个库房集中管理,也可各中小学校分别保存管理,建立档案实物和电子数据的对应。

  中小学校舍档案管理系统是一个SAAS模式的网上管理系统,由教育主管部门建设和管理,各学校根据需要开通各自的校舍档案管理业务。每一所学校都形成一个独立的、完整的校舍档案网络管理系统;学校校舍、校园管理人员、档案管理人员在网上施行各项管理活动,传递管理信息;管理功能涵盖了档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、移交、查阅、保密、清销、查询、统计、预警等;省教育厅、地市区县教育局、乡镇教管办管理人员可以实现网上动态监管;充分发挥档案资料在校舍建设、管理、使用、维修、改造中的作用。

  1.校舍档案著录。校舍档案著录分为文件上传、接口录入和扫描上传等方式。文件上传是将已经存在的文件上传加载到系统中,对属性信息进行编辑。接口录入是与其他业务系统通过软件接口接收文件数据进行著录,编辑各属性信息。扫描上传是将纸质档案通过扫描、拍照等方式录入系统,进行数字化处理,并对属性信息进行编辑。系统支持图像扫描仪、高拍仪,将扫描或拍照的文件图像经过OCR等技术进行智能加工处理,将识别后的文本文件和图像文件保存到系统中,图片符合国家档案主管部门规定的技术参数;系统支持文档(包括领导签字)、视频、音频等不同格式档案的录入与储存;系统支持OA或其它业务系统的相关档案类文件通过接口归档到校舍档案管理系统中,实现OA系统数据与档案管理系统数据的无缝对接以及共享共用。

  2.校舍档案归档、档案信息调整及档案缺项预警。档案管理员对提交的校舍档案进行审核操作。审核不通过的,说明原因,打回档案著录处修正和完善;审核通过后,相关人员对档案进行入库操作。在档案生命周期中,某些属性信息,如档案名称、存放位置、密级、保管期限、档案编号等,可能会发生变动。档案管理员可以通过此功能来对这些档案属性信息进行调整,对调整情况保存记录。校舍档案缺项统计是对当前系统中各学校录入的校舍档案按照基建档案、确权档案及管理档案的分类进行必要种类的缺失统计,对缺失种类的档案,系统可对学校进行缺项预警,学校针对缺项提醒进行档案补录或进行档案缺失原因的填写与上报。

  3.校舍档案保管。校舍档案保管主要包括档案借阅管理、原件管理及库房管理。借阅管理不但能够对电子档案借阅进行管理,而且能够对实体档案借阅进行管理,包含借阅登记、借阅审核、电子档案归还、实体档案归还等。原件管理借助于信息技术,对档案原件资料内容进行上传、下载、在线预览等操作,减少原件的查阅、借出,保证原件安全,提高对原件的利用及管理,方便用户查找与使用。库房管理是对保存实体档案的库房进行形象化、条理性管理。可以建立一个集中式管理的库房,可以建立多个集中式管理的库房,也可以每一个学校都建立库房。库房内建立存放档案位置的树形结构,对系统的档案数据与库房的实体建立对应关系。

  4.校舍档案鉴定和销毁。档案将要达到保管期限时,用户可以借助系统对档案进行鉴定。鉴定结果会生成档案销毁清册。档案销毁清册生成后,移交上级领导审批,批准销毁的档案会由档案管理人员销毁实体档案,也会在“档案管理”中销毁电子档案。销毁记录将自动保存在系统中。

  5.校舍档案编研。在研究档案内容的基础上,可以在系统中编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著,完成档案编研工作。用户可以根据需要,在系统中组建专题库,对入库档案进行登记、归类和整理。

  6.校舍档案开发利用。档案开发利用功能分为档案检索、档案浏览和借阅管理。检索出的档案信息,有权限的用户可以直接在线浏览,无权限的用户可以对档案发出借阅申请,相关人员审核后,可对借阅的档案进行浏览。用户可以根据自身需求,将馆藏的静态信息通过查找、筛选、加工和编辑等手段变为动态信息,充分发掘档案的信息价值和知识价值,为进一步的档案信息公开做好充分的准备。

  三、利用网络信息技术,建设中小学校舍档案管理平台

  中小学校舍档案管理系统在设计开发过程中,充分考虑到全国中小学校舍档案管理工作实际情况,设计了科学合理的系统安装部署、运行维护、操作使用模式。采用教育主管部门大集中部署的模式,在山东省教育厅或地市区县教育局安装部署SAAS模式的校舍档案管理系统和数据库系统,每一所中小学校只要开通账号、设置权限,不需要额外购置服务器、计算机、数据库等软硬件设备,不需要安装客户端程序,不需要进行数据备份、系统设置等维护工作。

  每一所中小学校账号开通后,相当于在每个学校建立起一个网络版的、多部门多级管理的、有完整的内部业务流程和权限控制的校舍档案管理系统。学校各级档案管理员都可登录系统进行校舍档案管理和查询,学校里录入的每一条档案信息都实时进入中心数据库。

  四、高质量的管理系统,提高工作效能和管理水平

  中小学校舍档案管理系统综合运用各种信息技术,实现对中小学档案的全面、动态、精细监管,促进校舍档案的长期保存和有效利用,保障校舍档案的完全完整,同时全面提高校舍档案管理的工作效能和管理水平。具体表现在以下几个方面:

  1.以网络和其他信息技术为支撑,实现档案的全省或全地市区县同步管理。一台服务器通过教育网、公域网连接上百台计算机,各种身份的管理人员和决策者借助管理系统同时实施不同的管理活动,实现了信息的实时沟通和交换、提高了工作效率,降低了系统建设成本、维护成本和学校使用难度。

  2.将校舍档案按照确权、基建和管理三大类整理,将各学校校舍管理过程中形成的文字、图纸、声像等各种资料收集、组织和规范化再加工并进行高质量的保存和管理,大大提高了档案工作的效率和水平,很大程度上避免了传统档案管理存在的缺陷。

  3.通过严格的程序和严密的管理手段,将校舍档案管理责任逐层逐级落实到具体部门和人员身上,学校各级档案管理员在网上施行各项档案管理活动,各级教育主管部门实行网上同步动态监管,满足了学校-区县教育主管部门-省教育主管部门三级部门校舍档案管理的需求,方便了学校对本校校舍档案的管理,促进了教育主管部门全面了解本辖属所有学校档案情况,实现了对校舍档案的安全有效监控。

  4.健全了校舍档案,为校舍管理提供了从勘测设计到施工验收等各阶段的完整的文书资料、技术参数、账册图表的原始凭证,帮助学校清晰地了解了校舍建设的历史和现状,为日后的校舍管理与维修提供便利。同时,也加强了对学校校舍档案的统筹管理,全面掌控了校舍基本建设状况,为教育主管部门科学管理和决策提供了准确、客观、实时的依据和服务,促进了校舍的规范化建设,改善育人环境,增强预警能力。

  5.系统按照国家现行档案、电子文件管理规范设计,满足了各级档案局关于档案管理、移交的要求,能够与档案局的工作对接。同时,系统还能够与OA系统进行无缝对接,与中小学校舍管理系统、中小学校舍安全工程管理系统、中小学标准化建设管理系统等系统进行集成,实现了数据的共享共用。
(本文发表于《行政事业资产与财务》2016年8月上旬刊)
  
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