医疗卫生单位资产管理信息化研究


山东国子软件股份有限公司

  摘要:随着医疗卫生单位的迅猛发展,单位资产规模急剧膨胀,构成日趋复杂,资产管理难度越来越大,资产配置不合理、资产使用效率不高、资产登记不及时、资产管理混乱等问题严重制约着医疗卫生单位资产管理水平的提高。山东国子软件股份有限公司紧扣国家财政部《事业单位国有资产管理暂行办法》的要求,开发了医疗卫生单位资产管理系统,功能覆盖了医疗卫生单位的全部资产管理业务,同时应用现代信息技术,实现了医疗卫生单位资产的动态化、精细化管理、全生命周期管理,极大地提高了资产管理水平和工作效能。

  关键词:医疗卫生单位;资产管理;信息技术

  一、医疗卫生单位资产管理现状

  2006年7月1日,国家财政部新颁布的《事业单位国有资产管理暂行办法》正式实施,国有资产的产权登记、使用、处置和报告等制度逐步确立,包括公立医院在内的事业单位国有资产管理进入了一个崭新的历史阶段。“十二五”期间,在全面深化医药卫生体制改革的大背景下,我国的医疗卫生事业不断取得新的历史性突破。而与之相适应的是医疗卫生单位国有资产数量和质量的双重提升。然而,医疗卫生单位突破性的发展也带来了国有资产管理的种种漏洞的逐渐暴露,主要体现在:

  1.医疗设备的盲目引进。随着卫生行政管理部门对医疗机构资金及设备投入的不断增加,导致医疗卫生单位资产购建资金来源多样化、资产与其承担的任务不匹配、资产配置不合理。部分医疗卫生单位利用自有资金购置医疗设备,但在国家政策配备医疗设备的条件下,仍然向国家申请配备相同的医疗设备,造成医疗设备闲置不用,存在购置的盲目性和随意性。

  2.资产使用效率低。由于资产配置不合理、医疗设备闲置不用,重复购置严重等现象普遍存在,而医疗卫生单位资产管理又缺乏规范性,导致资产使用效率低,这在医疗卫生单位的国有资产管理中表现得尤为突出。

  3.国有资产登记、管理工作有待加强。部分医疗卫生单位不重视对国有资产的价值化管理,导致大量国有资产流失,并呈现快速递增态势。除表现为资产账实不符之外,更为严重的是利用闲置资产为个人或私人诊所创收。还有部分医疗卫生单位对设备使用没有严格规定,一旦出现更新换代的同规格产品就马上更换旧设备,造成国有资产及资金的严重浪费。

  二、覆盖医疗卫生单位全部资产管理业务,开发动态化精细化管理平台

  医疗卫生单位在我国行政事业单位中属于规模大、资产密集型的单位之一,在实际管理过程中资产管理基础工作不够规范、安全控制体系尚不完善、家底不清、账账不符、账实不符、资产流失等现象在不少单位依然存在。针对新形势下医疗卫生单位资产管理的业务要求,山东国子软件股份有限公司作为长期专注于行政事业单位资产管理研发与服务的专业软件公司,开发了医疗卫生单位资产管理系统。系统按照“统一领导、分级管理,责任到人、物尽其用“的原则,以信息技术为手段,以实现固定资产的动态化、精细化管理为突破口,贯彻“人人都管理物、物物有人管”的资产管理理念,实现固定资产管理“账账相符、账实相符、账卡相符”的最基本管理目标。同时,系统中的资产管理与财务管理、预算管理相结合,充分体现了《事业单位国有资产管理暂行办法》的要求,为科室建设、分配制度改革等提供支持。

  医疗卫生单位资产管理系统是一个网上综合管理平台软件,可以由各级管理人员在网上施行各项管理活动,传递管理信息。管理的对象涵盖了各类固定资产,包括房屋及构筑物、医疗科研仪器设备、办公设备、后勤设备、图书及文物陈列品等、无形资产以及流动资产。以固定资产的日常管理为重点,能够根据每一类资产物质属性的差别进行多样化管理,真正实现资产全生命周期全过程动态管理。系统的功能几乎覆盖了所有的固定资产管理业务活动,包括固定资产采购、验收、增加、处置、变动、分布、维修维护、折旧、清查、统计、分析、账表、产权登记、上报数据等等,具有十分强大的功能。

  1.固定资产管理系统。通过规范的业务流程,实现对医疗卫生单位全部种类的固定资产从采购、验收、生成资产卡片并入账,包括日常使用管理,到最终处置的全生命周期的管理。可以自定义管理流程,可以对一些必要的资产管理事项进行申报、审批管理。主要功能有:资产申购、增加、变动、处置管理、原始数据整理与导入、库存管理、资产(设备)维修保养管理、资产效率登记、资产共享共用、资产清查、资产折旧管理、查询、财务管理、统计报表与自定义报表、上报数据、统计分析、精密、贵重及大型仪器设备信息维护、与数字化平台集成。

  2.低值易耗品管理系统。对常用物资进行集中采购和库存管理,对采购入库、领用、出库、库存盘点、查询、统计分析进行管理,自动建立常用的各类台账和明细账,规范业务流程和手续,提高资金使用效益,杜绝浪费。主要功能有:采购申请、入库管理、物品领用、出库管理、物品归还、费用管理、预警管理、查询与统计分析。

  3.闲置待报废资产处置平台。对闲置资产的统计、查询和发布,闲置到一定时间(如1年)系统可以自动发布为闲置资产等功能,以便部门间资产调拨使用,防止资产的浪费,实现资产价值最大化。对待报废资产进行统计、查询,将准备进行处置的资产集中归纳管理,以便于统一处置,防止忘记进行资产处置导致账实不符,实现资产管理的安全完整。

  4.基础信息、权限设置。基础信息的初始化,最大限度的提供excel导入功能,提高工作效率,减少工作量。系统提供严密的权限设置方案,实行使用部门—》资产部门—》财务部门的三级管理,每一位用户都只能在系统中使用自己权限范围内的功能,只能看到权限范围内的信息。系统还提供重要审批权限的设置查询功能,对拥有某项审批权限的人员可以方便查询,以便权限的设置检查、监督。

  5.领导决策分析。给各级领导提供的对固定资产、低值易耗、闲置资产等信息的统计分析、汇总功能。对于重要资产,如车辆、房屋、计算机等,提供人均占有资产的统计分析及排名。各级领导可以看到自己权限范围内的单位、部门的信息。

  6.手机APP应用。所有系统使用人员可随时随地利用手机app客户端查询在资产管理平台上发布的各类通知公告:例如资产管理规章制度、软件的维护通知、系统业务培训通知、资产清查工作通知等等,提高工作传达效率;还可以进行资产信息查询、业务办理、业务审批、资产清查等功能操作,简单快捷的办公效率,大大降低了工作成本。

  三、应用现代信息技术手段,建设医疗卫生单位资产管理平台

  医疗卫生单位资产管理系统在设计开发过程中坚持易用性、先进性、开放性、安全性、可扩展性等原则,采用数据大集中方式,即设置一个中心服务器,各部门通过网络登录到中心服务器,进行资产管理,以确保单位资产数据的统一、规范、及时、准确,以便领导随时了解单位资产情况。

  系统按照“统一领导、分级管理,责任到人、物尽其用“的原则,构建了一个动态化、精细化的资产购置、验收、配置、使用、处置、清查盘点、审批、查询、统计分析、管理预警等业务的医疗卫生单位资产管理平台,其主要特点有:

  1、全面性:能够对全部类别固定资产、所有资产使用单位、所有资产使用人员与管理人员、全部管理环节进行有效管理和控制,能够同时满足业务单位、主管部门、财政部门管理要求。

  2、高效性:对固定资产管理模式全面革新,通过网络实施业务管理活动,提高了工作效率;用一套软件,管理物质属性完全不同的各类资产。系统同时支持卫生部WS/T118-1999医疗器械、仪器设备分类标准、国家GB/T14885-2010固定资产分类标准和行政事业单位财务的资产分类标准等。

  3、严密性:根据“人人都管物,物物有人管”的要求,建立严密的账、表、卡体系,将职责、权限落实到每一个单位和人员;从业务流程到管理范围,从权限管理到数据库管理,都有严格的内控制度;从而实现严格的账账相符、账实相符、账卡相符。

  4、实时性:对每一件固定资产从采购验收、日常使用直到处置的整个生命周期进行全程跟踪管理,客观记录每一项管理活动,实时反映每一件固定资产状态。

  5、规范性:严格遵照国家有关财务、国有资产与仪器设备等管理制度要求,制定了规范的体系结构、业务流程、标准代码、管理信息项。

  6、全生命周期管理:实现对资产从采购计划、招标采购、资产验收、新增资产、资产出入库、日常使用变动、维修维护到资产处置的全生命周期的管理。

  四、高质量的管理平台,提高工作效能,提升管理水平

  医疗卫生单位资产管理系统综合利用各种信息技术,实现对医疗卫生单位资产的动态化精细化管理和全生命周期管理,有效推进了资产的合理配置和有效利用,保障了资产的完整完全,同时全面提高了单位资产管理的工作效能和管理水平。具体表现在以下几个方面:

  1.单位每个职工都将参与到系统的应用当中,使资产管理重心下移,责任落实到个人,“人人都管物,物物有人管”,在日常管理中遵循资产管理与预算管理相结合、资产管理与财务管理相结合、实物管理与价值管理相结合的管理原则,做到实时的“账实相符,账账相符”,实现对资产的安全有效监控。

  2.运用现代信息技术,切实提高各类医疗设备资产的管理水平,使其能充分发挥最大效能,降低采购维护费用,保证医疗卫生单位的服务质量,提高服务效率,真正实现资产管理水平的飞跃。

  3.高质量的管理平台使得资产管理由过去的以管住、不流失为目的,转变为既要管住,更要管好、管活,且以充分发挥资产在医疗卫生单位运行中的使用效益作为资产管理工作的出发点和落脚点,进一步优化资源配置,有效地提高资产使用效益。

  4.系统中大量信息为医疗卫生单位及其主管部门管理决策提供了准确、客观、实时的依据,有力地支持了预算编制、资产购置等管理活动的顺利进行,也为科室建设、分配制度改革等提供了支持。


(本文发表在《行政事业资产与财务》2016年9月上旬刊)

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