移动互联网时代的“校财局管”财务信息化探索


山东国子软件股份有限公司

  摘要:“校财局管”是将学校的财务和资产集中到县(市)区教育局直接或间接管理,在保障学校资金所有权、资金使用权和财务自主权不变的原则下,实行财务规范、专业和科学管理,而通用版的财务管理软件已经无法满足“校财局管”模式的中小学财务管理需求。山东国子软件股份有限公司与菏泽市教育局合作,运用互联网和移动互联网技术,开发了“校财局管”模式的统一、规范、灵活的中小学财务管理大平台,实现了中小学财务管理信息化,极大地提高了中小学财务管理水平和工作效能。

  关键词:移动互联网;校财局管;财务信息化

  一、中小学财务管理现状及存在的问题

  中小学财务管理是学校管理工作不可缺少的重要组成部分,它是学校教学工作正常运行的保障。近年来,随着财政改革的不断深入和一系列财务会计制度的改革,事业单位财务管理改革不断加强,逐步建立起了比较完善的预算管理和支出管理。但是在具体的财务运作过程中,还存在许多不容忽视的问题。主要表现在以下几个方面:

  1.预算管理不到位

  部分中小学预算管理不到位,主要体现在:部分学校预算计划制定不切合实际、不科学,不能合理估算学校未来发展情况,导致预算计划可执行性不强;部分学校虽制定了较切实际的预算计划,但没有配套的执行保障措施,预算计划无法落地,而是形成一纸空文;部分学校预算管理的监督考核机制不健全,导致预算控制和预算激励无法落实。

  2、财务信息数据共享不到位、利用率低,财务管理工作滞后

  传统财务管理数据集中在核算中心的封闭局域网内,学校财务人员、教育局管理部门均无法实时获取相应财务信息,更多依赖于财务报表或者询问核算人员来获得信息,既费时费力又可能出现错误,很多学校为了了解自己财务信息情况还要自己单独记录手工帐。教育局财务管理部门也无法对资金的使用情况、学校的执行情况进行横向、纵向的对比分析,导致资金分配、监管出现不合理或效率低下等情况。

  3.监督管理机制不健全或缺失导致财务管理约束无力

  纪检财政部门、教育主管部门等对中小学财务管理的监督力度不够,对学校财务工作的监督检查流于形式;部分学校内部未能建立起健全的财务监管机制和约束机制;部分学校内部监管机制缺失,如:相互牵制的财务管理岗位之间缺位、越位现象屡见不鲜,造成资金开支和投向不合理以及不应有的浪费,甚至存在会计出纳由同一人兼任等情况,严重影响了财务管理和核算质量。

  二、以互联网和移动互联网为依托,建立“校财局管”模式的财务管理大平台

  2006年初财政部、教育部下发的《关于确保农村义务教育经费投入加强财政预算管理的通知》(财教[2006]3号)文件,明确提出按照农村义务教育“以县为主”管理体制的要求,对农村中小学经费实行“校财局管”。“校财局管”经费集中管理模式是改革财务核算级次,成立县(市)教育经费管理中心,紧密结合“财政四项改革”,规范学校“收”、“支”、“拨”、“购”、“督”等行为,且在保障学校资金所有权、资金使用权和财务自主权不变的原则下,实行财务规范、专业和科学管理,从源头上、制度上规范学校的会计工作秩序,优化收支结构,预防和制止学校财务收支中可能发生的违规违纪行为,保证资金的合理使用,使会计职能真正得到发挥,是一种与农村义务教育“以县为主”管理体制相适应的财务管理体制,实行的是“统一领导、集中管理、分校核算”。

  自2006年至今的十年是信息技术日新月异、突飞猛进的十年。传统技术,如网络技术、软件技术、数据库技术、互联网等持续进步,大量新技术,如物联网、移动互联网、大数据、wifi、4G、移动终端APP层出不穷地涌现。电子计算机已广泛用于经济管理的各个领域,并愈加显示出其在经济管理中的重要作用。而随着内外财务信息的需求不仅在数量上将大幅度增加,而且在质量上要求正确、相关、及时,财务工作也应适应现代化的要求,努力开拓会计电算化更加广阔的领域,以互联网和移动互联网为依托,充分运用电子计算机进行分析、预测、控制和财务管理,用科学方法指导财务工作实践,加速会计电算化进程,是做好中小学财务工作的可靠保证,因此中小学迫切需要一套自己的财务软件,通过财务软件来推动中小学的财务管理。而作为长期专注于教育领域软件研发与服务的软件公司,山东国子软件股份有限公司发挥所长,紧扣中小学相关财会制度,结合中小学财务管理实际需求,与菏泽市教育局合作开发了“校财局管”模式下的中小学财务管理大平台。

国子中小学财务管理大平台

  国子中小学财务管理大平台通过预算初始、预算执行过程、预算预警、核算凭证与预算相结合、预算执行分析等功能实现了真正的预算控制,强化了财务纪律和财务监管;通过资金分发及执行过程监管功能实现了资金分配严格按照资金管理办法的规定时限进行,监管渗透到了具体的相关单位,同时提高了资金的流动性和使用效率;通过统一工作平台、统一业务流程、统一科目代码(细化到9-15级)、预警管理、大数据分析规范了会计基础工作,实现了会计信息的完整、清晰以及会计处理的规范化;通过B/S大集中部署,利用SSL安全网关、签名验证服务器等安全设备在保障网银安全的基础上发挥现代信息化和互联网 优势,让学校相关人员也能直接参与到财务管理中来,彻底摆脱了网络与区域的限制;通过电脑和移动APP网上报销功能,实现了报销人员随时随地报销,大大节省了报销时间,提高了报销效率,真正实现了财务报销的方便、高效。

  三、“校财局管”模式的中小学财务管理大平台的设计

  中小学财务管理大平台采用“教育局主管部门数据大集中”方式,即在教育局设置中心服务器,学校、中心校核算中心通过网络登录到中心服务器,教育局可以实时的对学校、中心校核算中心的财务情况进行实时监管,以确保财务数据的统一、规范、及时、准确。同时,平台采用“校财局管”,由教育局核算中心建立账套,教育局统一管理其管辖范围内各核算单位财务情况,使得在能够保障学校资金所有权、资金使用权和财务自主权不变的原则下实现财务规范、专业、高效和科学的管理;满足“学校”——“教育局核算中心”——“市级(厅级)教育主管部门”三级部门财务管理的需求;实现学校通过大平台可以方便地查询本校的财务,教育主管部门可以全面了解本辖属所有学校财务情况。

  中小学财务管理大平台主要包括预算管理、财务管理、经费管理、资产管理等管理功能。预算管理主要管理中小学年度财务收支计划,由各学校根据年度事业发展目标和计划以及预算编制的规定,提出预算建议数,经主管部门审核汇总后报财政部门,各学校再根据财政部门下达的预算控制数编制预算,由主管部门审核汇报财政部门,经法定程序审核批复后进行预算执行。预算管理可以对预算的编制和审批进行管理。财务管理主要包括账套初始化、核算单位设置、系统初始化、账务管理、银行对账、预算控制、网上报账、财务分析。其中,账务管理包含基础设置、凭证管理、期末业务、账册报表、财务报表等功能,能够完成基本的财务管理,提供各项报表数据。经费管理主要是对各项经费的管理,可以对各项支出进行管理和监督。在此,重点阐述一下财务管理的相关功能:

  1.账务管理。账务管理主要包括凭证管理、期末结转和结账、账册财务报表等功能,账务管理可分为五个模块:基础设置、凭证管理、期末业务、账册报表、财务报表。

  2.预算控制。预算控制包含“预算初始”和“预算调整”两个功能。“预算初始”的功能是按照具体的层级结构和明细分类录入预算项目的金额(系统中已经根据常用的预算项目预置了部分项目信息),并设置预算控制信息(预算的预警比例设置、是否允许超支、超支比例、超支金额等设置)。当预算录入完毕并复核后,各项预算就按照当前设置的预算控制执行,当预算发生变化时,需要通过“预算调整”模块对预算项目的金额进行调整,并按照调整后的预算进行控制。

  3.网上报销。通过网上报销,各学校的相关报销人员可以在任何时间、任何地点登陆系统,提交财务报销申请和原始凭证的附件,并预约报销时间,财务部门可以通过网络随时对原始凭证的附件和报销信息进行审核,审核通过后,系统自动生成记账凭证,可以减少报销人员排队时间,提高财务报销效率,减轻财务部门工作量。

  4.多种账套类型的技术支持。系统在支持经费账的同时,也支持学校的基建账与工会账的建立与使用,会计科目可进行自行定义。

  5.资产与财务的结合。与固定资产相关的凭证可以直接提取资产的数据自动生成,使财务管理与资产管理相结合。通过技术和管理手段,有效地解决了财务账和资产账衔接对账难的问题。

  6.大数据分析(领导查询)。可实时汇总财务信息进行分析,并根据分析的结果形成柱状图、分析图、折线图等,为领导决策提供数据依据,充分利用了大数据的优势,并保障了财务数据的全面性、准确性、实时性。领导查询的账号,可以通过纵向到点(具体学校),横向到面(记账凭证)的查询方式查询全区县或全市的财务情况。

国子中小学财务管理大平台功能结构图

  四、“校财局管”模式下财务信息化产生的成效

  统一、规范、灵活的中小学财务管理大平台综合运用各种电子信息技术、互联网及移动互联网技术,紧扣《中小学校会计制度》、《中小学校财务制度》等制度规范,使用最新中小学会计科目,全面提高了中小学财务管理水平和财务管理工作效能。具体表现在以下几个方面:

  1.融入了科学规范的中小学财务会计管理思想,学校领导及财务人员在实际操作使用过程中会潜移默化地学习财务管理知识、接受财务管理规范、强化财务管理思想,最后逐步摆脱财务管理意识淡薄的状态,同时,也使得财务人员由传统的记账会计转变为管理会计。另外,规范的财务管理制度和财务管理流程,也会使得收入支出管理不规范的现象得到大大改善。

  2.采用B/S大集中部署模式,所有学校通过教育网或外网直接访问服务器,办理日常业务,告别网络限制,应用更加便捷方便,特别是网上报销功能的实现,不仅会减少报销人员的排队时间,减轻教育局的工作压力,更是大大提高财务报销效率,减轻财务部门工作量。财务人员工作效率的大大提高,会让财务人员从成天繁忙的事务性工作中解脱出来,能有更多的时间去学习理论和业务知识,有更多的精力去分析研究学校的资金使用及核算问题,从而全面提升财务人员的整体业务素质。

  3.预算控制与日常业务充分结合在一起,可以针对支出科目实现预警提示、超支限制等功能。而且通过平台可以实时掌控预算执行情况,以及与横向其他学校执行情况的对比,也能提取资产的存量来监管设备的采购,使得预算控制更加全面合理,预算管理得以加强,资金的流动和使用效率更合理高效。

  4.能够与中小学资产管理软件和行政事业单位资产管理软件实现无缝对接,轻松实现实物账、财务账、财政账的统一。而且,资产管理软件与财务管理软件部署在一个平台上,通过固定资产凭证的生成控制固定资产的录入,只需确保固定资产与财务资产的初始值相同就能保证固定资产账与财务账一一对应。另外,资金分发与集中支付的应用可以让教育局针对专项资金实现全程监控,保障资金的分配到位。

  5.采用“校财局管”的管理模式和管理思想,规范了学校“收”、“支”、“拨”、“购”、“督”等行为,且在保障学校资金所有权、资金使用权和财务自主权不变的原则下,实行财务规范、专业和科学管理,从源头上、制度上规范学校的会计工作秩序,优化收支结构,预防和制止学校财务收支中可能发生的违规违纪行为,保证资金的合理使用,使会计职能真正得到发挥。

  6.能够与全国教育经费统计系统、中小学校舍信息管理平台、资金监管平台、中小学资产管理信息系统、中小学智慧校园管理平台等系统进行集成,形成大集中管理平台,学校只需用一套地址、用户名和密码就可以登录所有的系统,数据间可以相互共享、简化操作,形成权威的动态的财务大数据。

(本文发表在《行政事业资产与财务》2016年10月上旬刊)


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