高校信息化建设“走弯路”现象分析与对策


  摘要:目前国内高校信息化建设已取得较为突出的成就,但同时也走了一些弯路,主要体现在信息化管理与服务模式不完善,业务需求变动频繁;规划和服务设计不深入,系统更新升级频繁;信息化项目定位不准,实用性较差。分析“走弯路”现象的根源不仅有利于避免浪费建设经费、节约建设时间,也利于推进高校信息化健康可持续发展。

  一、高校信息化现状及不足

  国内高校信息化建设经历了几个不同的发展阶段,从早期的孤立的业务系统建设到系统集成化、数据共享化、业务整合化等长足进步。目前不少高校已建成了较为完备的信息化服务平台,但伴随着大量信息化建设,也出现了各种走弯路现象,其中的经验和教训值得深入关注。

  (1)部分信息化项目定位不准,实用性差。没有充分调研用户需求、使用习惯,或者没有根据学校的信息化环境,未经科学论证就开启建设项目。导致相关系统使用率不高,加上后续升级与更新问题不到位,最后只能废弃或推倒重建。

  (2)规划和服务设计不深入,系统更新频繁。由于业务系统顶层设计粗糙,项目的功能设计主要着眼于解决当下的问题,随着高校业务的发展,需要不断进行系统更新和升级。每次升级和更新过程都需要付出较多的时间和经费成本。信息化实施部门没有密切关注各个业务部门的实际需要,没有站在全校的高度统筹考虑项目建设,信息化建设处于某种无序状态中。

  (3)管理理念与服务理念与师生的期望有较大差距。信息化作为有力的工具,是对传统的高校管理和服务理念的革命,但是传统管理体系和条块化管理服务模式,阻碍着信息化服务的进一步发展,信息化实施部门只能做有限的规划和顶层设计来迎合学校信息化需求。

  信息化“走弯路”现象是信息化发展到一定阶段的产物,而解决“走弯路”现象又面临着一系列的实际的工作困难。

  (1)协调困难。体量庞大的业务系统使信息化改造、提升较为困难,需要协调校内不同业务部门及相关厂家;学校业务的不断发展,对业务系统的内在整合提出更高要求,常常流程改动涉及多个业务系统,需要协调相关的业务部门及厂家,但由于项目早已完结,配合意愿和支持力度有着较大的不确定性。

  (2)技术困境。由于核心技术受制于厂家,学校在业务改造方面,技术方案首先需要各厂家达成一致意见,难以落实高校多样化的信息化需求,也难以在技术上得到较好的支撑。

  (3)需要付出更多的建设经费和时间成本。信息化建设同样存在“边际成本”增加而效用递减的规律,信息化提升与改造需要兼顾现状态,信息化需要更多技术人员投入,沟通厂家和学校各业务部门,同时对项目管理能力提出了考验。

  信息化“走弯路”也导致了不能及时满足师生的信息化需求;信息化升级改造费用相对较高,学校议价能力相对较弱,造成较大的费用开支。

  当前部分高校面对“弯路”现象,往往会陷入两难的困境:是加大投入扩建还是继续观望。继续投资往往使信息化越来越被动,协调压力、时间压力较大,效果也不一定理想,更难以推动高校信息化可持续发展,而继续观望则又会错过信息化的最佳时机。

  二、信息化建设常见的“走弯路”现象原因分析

  高校信息化的“走弯路”现象与信息化特质密切相关。特质一:信息化专业性较强,具有较高的专业门槛,信息化实施过程中需要对IT技术有比较深入的了解,才能充分利用好IT技术性能,才能在项目管理中科学地规划和实施。特质二:信息化内容繁多,涉及人事、财务、学工、教务、科研等方面,包含硬件支撑平台、网络平台、信息化服务平台,业务相对复杂。特质三:承建厂商较多,如何有效管理厂商成为一个难题。由于业务改造往往在原有的系统上进行,依赖于原有建设者,削弱了学校的话语权,除了需要较多费用之外,对于技术层面的可行性及实施方案确定,各个厂家之间的协调都存在周期较长问题。特质四:与高校业务管理密切相关。信息化必然涉及对现有的高校组织架构、管理职能、服务模式、管理体制的解构与重组,影响到部分部门的利益。这些因素注定使高校信息化之路不平坦。

  总体说来,“走弯路”大致可分为3个层次:

  1.信息化实施层面的弯路现象

  业务需求调研不明确。业务需求调研是项目建设的关键点之一,业务需求不明确直接导致后续项目设计、开发、实施工作错位;常见关键业务需求描述含混,业务边界及其系统的逻辑关系不清,直接导致在项目设计阶段发生功能定位偏差。

  项目设计缺乏全局性理念、全生命周期概念,没有较为完善的顶层设计作为项目依据。项目设计需要具备丰富的项目经验,了解学校的总体规划和目标,如果考虑不周,必然处于不断的修改中。

  项目开发监管不到位。缺乏足够项目管理经验,对项目的功能、性能监管不细致,不了解关键技术,验收过程流于形式,后期运维管控能力不足,导致过于依赖厂商,使信息化始终处于被动状态。

  信息化实施层面弯路的原因是技术层面导致的,主要是缺乏足够的项目管理能力及过硬的IT业务素质,继而引发需求调研、系统功能定位、项目设计等多方面问题,所有这些都会迫使信息化走回头路,以弥补前面工作的不足。

  2.服务模式及管理模式层面

  服务模式和管理模式不能满足师生的要求。IT技术革命带动了信息化观念和服务理念的提升,师生用户不再满足于传统服务模式所带来的信息化服务,旧有的服务和管理模式被动地应付着来自各方面的变革要求,信息化实施部门需要不断地完善系统来迎合这些要求。

  信息化中的管理模式未能同教育管理的要求相结合,从开发商、各高校之间、高校各部门之间等各个层面表现出散、小、乱的特点,缺乏从整体和全局考虑全校的业务整合及职能调整,只能对矛盾比较的突出的问题进行整合。这些先天不足,导致系统建设的业务需求只能迎合目前的业务现状,缺乏足够的长远目标,实践中容易走较多弯路。

  高校可考虑紧紧围绕目前的业务和管理,赋予局部或全局的改良职能,提升业务服务规划和设计能力。同时需要信息化建设部门对业务流(面对师生服务的服务流、面对各级管理的管理流、业务数据流向的数据流),进行统筹考虑,利用信息化技术合理梳理流程,给师生提供更多的便捷服务。

  总体来看,高校信息化还需要经过较为漫长的历练,需要学校管理层与信息化职能机构一起做更为深入的业务服务和管理模式的思考。

  3.信息化管理体制

  尽管信息化为改革高校管理体制提供了强大的技术手段,但是目前高校仍然以传统官僚层级体制和条块化管理为主要特征,信息化实施机构面对相对强势的行政权力,较难利用IT技术重构管理体系;导致目前信息化建设只能围绕现有管理模式,做局部的改良,而不是围绕“为师生服务”的终极目标重新设计管理体系。

  一方面信息化具有工具性特征,是利用IT技术提升管理水平、服务水平的有力支撑;另一方面,信息化具有强大的能动作用,使原有的高校各单位对师生的服务模式、管理方式产生重大变革。目前的管理体制问题成为阻碍信息化健康且持续发展的最大障碍,管理体制处于一个不断完善的阶段,管理体制的变化必然带来信息化服务内容变更。

  总体看来,需要管理体制进行重大转型,以师生服务为中心、以服务教学科研为目标重新构建信息化管理体制,可以带来较为稳定的信息化平台。尽早确定可大幅度少走信息化弯路,获得较好的师生服务满意度。

  三、解决之道

  解决信息化中“走弯路”问题需要站在全局的高度上进行顶层设计,在管理体制上打破信息化建设固有思维,建立合理而面向长远的信息化管理体制;业务模式上确立面向师生服务、师生管理业务模式;打造专业的信息化专业技术队伍,提升信息化专业管理能力,把业务流、服务流、数据流、管理流融为一体,按照人、财、物的全生命周期梳理业务流程,分拆出各类业务系统,各业务之间业务流、数据流及服务流有机地整合在一起。

  要实现这些功能,必须从管理体制、服务模式及管理模式、信息化实施能力上综合考虑解决:

  1.信息化管理体制上

  信息化首先是管理模式、管理理念的信息化,这涉及整个单位的组织结构调整、业务流程改良和人力资源重新分配等重大举措。如果高校仍停留在“逐级回报、分层传达”的管理模式,在执行层面上采用以往条块化思路,没有减少中间环节和扁平化管理,即便成立了信息办或者设立CIO机构,其信息化也难以顺利展开,走弯路也难以避免。

  可通过对原有的管理体制进行顶层设计来解决管理体制上的问题。管理体制建设是一项系统而复杂的工程,所涉及的因素多,需要优化其制度建设环境,其中包括意识环境、组织环境和人文环境等方面。在实际操作中,还要注重关系管理,提高信息化决策的科学性。注重与领域专家、需求单位、最终用户之间的关系管理,通过设立相关委员会的形式定期交流和讨论,对信息化发展提供建议和支持,为建立良好的信息化管理体制创造良好环境。

  高效合理的信息化管理体制会带动业务模式和管理模式的形成,并具有相对稳定性。

  2.在服务模式和管理模式上

  利用信息化手段,按照人事、财务、资产全生命周期的概念,设计所能提供的信息化服务。信息化作为一种有力的工具,能在服务模式和管理模式上产生重大变革,并提供良好的技术支撑。

  重整信息化管理流程,利用好信息传递的即时性、虚拟性、开放性,通过信息技术有效实现业务过程的协同性,达到服务和管理效率的高速增长。南京理工大学在线交流平台与信访工作衔接,以简单的管理系统却取得了良好的实践效果,过去信访部门收到信访问题后向校领导打回报,待相关部门解决后再由信访部门把结果返回给师生,改为师生直接向相关单位在线提问题,相关单位直接答复,信访部门监督执行情况,有效地提升了效率、各方满意度。

  3.提升信息化实施能力

  信息化建设实施能力,由规划设计能力、项目管理能力、专业技术能力等几个方面组成。

  规划设计能力。做好总体规划是搞好高校信息化的关键,总体规划需要在充分了解学校的信息化现状、学校的发展目标,特别是学校发展对信息化需求的基础上,结合IT技术的发展形势做出科学、全面的规划。目前国内高校信息化的核心仍然是管理信息化和服务信息化,针对高校信息化现状,设计出具有指导意义的总体规划,作为信息化发展基础支撑材料。一般由信息化经验丰富的人担任,并需由CIO来把关。

  项目管理能力。以技术部门和业务部门联合组成项目团队,从业务的角度去考虑系统的需要,利用业务部门来推动项目的实施进程。需要懂得项目管理和熟悉项目开发规范,这需要若干年的IT开发历练,才能达到较高的项目管理和掌控能力。

  专业技术能力。对高校信息化实施人员的IT素质要求较高,要求具备较扎实的计算机理论知识,掌握常用的IT技术,至少在数据库技术、网络通信技术、界面技术、不同操作系统管理维护技术、开发语言等方面各有所长。

  以上这些专业能力是高校信息化过程中不可或缺的能力,需要高校重点培养与支持。

  四、小结

  信息化过程中的“走弯路”现象与信息化体制、业务模式和管理模式、信息化实施能力密切相关,通过优化管理体制可形成相对稳定的信息化愿景,通过梳理业务服务和管理模式可大幅度减少频繁的需求变动,通过提升信息化实施能力则能更好地贯彻落实好信息化愿景,满足各方信息化需求。

  国内高校信息化道路还很漫长,研究“走弯路”现象可以减少高校管理成本、节约财政预算,也是保障高校信息化建设顺利实施、提升总体师生满意度的必然选择。

   (来源:《中国教育信息化》杂志作者:王成黄莉)


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