基于现代信息技术的高校房地产管理研究

山东国子软件股份有限公司


  摘要:近10年来信息技术取得了突飞猛进的发展,高校房地产管理工作面临着信息技术产业的强烈冲击,房地产管理信息化已成为必然趋势。山东国子软件股份有限公司充分运用大数据、物联网、云计算、移动互联网、GIS等现代信息技术,打造高校一体化房地产资源管理工作平台,以期实现高校房地产的进一步精细化动态化管理、全生命周期管理和全时空管理,提高房地产管理水平和房地产资源服务质量。

  关键词:大数据;物联网;移动互联网;高校;房地产管理

  一、高校房地产管理信息化的必要性

  自2006年至今的十年是信息技术日新月异、突飞猛进的十年。传统技术,如网络技术、软件技术、数据库技术、互联网等持续进步,大量新技术,如物联网、移动互联网、大数据、云计算、wifi、4G、移动终端APP层出不穷地涌现。高校房地产管理工作面临着信息技术产业的强烈冲击,房地产管理信息化已成为必然趋势。

  另外,在高校资产管理中,公用房的管理占有很大的比重,从立项、论证、招标、施工到验收、房间分配(出租)、日常管理、维护、维修直至最后拆除等,整个生命周期的管理非常复杂、难度非常大。在传统手工管理方式下,房屋空置、超标准用房与用房紧张并存、过度装修维修与维护不及时并存,管理工作量大、效率低、使用者不满意等情况持续存在。而且高校校园建筑面积大,建筑物分布错综复杂,校园内的公共用房种类不少,数量甚多,用户信息量大而杂,更新速度快,再加上学校建设的不断发展,规模的不断扩大,招生人数的增多,老的楼栋或房屋的翻新、装修、改造、拆除,新的楼栋等建筑楼的修建,这些都大大地加速了校园内的公用设施的变化发展,这其中变化最大的莫过于各公共用房及其相关信息。随着这些信息量变得越来越庞大,利用传统资料和传统管理方式很难再高效便捷地对高校房地产进行管理。

  因此,综合运用现代信息技术手段,在网络上实现房产管理活动,再造公用房管理业务流程,促进制度建设,落实经济责任,对高校房产实行动态化、精细化监管,推进房产的合理配置、适度维修维护和有效利用,提高工作效率,改善服务质量,是加强国有资产管理的必要保障。

  二、运用现代最新信息技术手段,建立动态化精细化高校一体化房地产资源管理工作平台

  高校房地产资源是各校赖以生存和发展的基础资源,是广大师生学习、工作、生活的重要场所,房地产管理与高校教学、科研、办公以及广大师生的生活息息相关,是高校管理工作中的一项重要工作。而且随着我国高等教育事业的迅猛发展,高校招生人数和办学规模不断扩大,学校占有和使用的房地产规模急剧膨胀,其构成也日趋复杂,管理难度越来越大,高校房产管理信息化变革已迫在眉睫。因此,建立房地产综合管理平台,推进房地产管理工作的科学化、规范化,促进学校各类房地产的优化配置和有效使用,实现高校房地产管理的进一步精细化动态化将成为必然。

  作为长期专注于教育领域软件研发与服务的软件公司,山东国子软件股份有限公司发挥所长,紧密结合高校房地产管理的实际需求及相关制度规定,开发了高校一体化房地产资源管理工作平台。该平台采用最新的虚拟三维空间数字技术,结合GIS、CAD、物联网、云计算、大数据、移动互联网等技术,构建了一个动态化、精细化的管理系统,可实现房屋土地资源从购建、入账,到办公用房配置管理、有偿使用管理,到日常修缮养护,到部分资源的出租出借,直到房屋土地最终被处置的全生命周期的管理,且单位内部财务、资产、教务、实验室、纪检等部门可以对整个管理过程和数据进行预警、抽查、查询和统计分析,做到实时的账账、账实、账事相符,防止国有资产流失,实现国有资产“保障履职、配置科学、使用有效、处置规范、监督到位”的管理新目标,实现房地产管理的图形化和信息化。

  一体化房地产资源管理工作平台是一个综合管理平台,管理对象包括土地、建筑物及其附属设施、房间、人防工程、绿化设施、职工住宅、停车场等;系统的功能覆盖房屋土地管理的所有业务活动,包括购建、入账、确权、分配、日常使用、公房配置标准、公房分配、检修修缮、出租出借、对外投资、合同管理、收费、物业、资产评估、处置、数字地图、分布、清查、审批、预警、统计分析等等。在此,重点阐述土地管理、房产管理、职工住宅管理、虚拟三维数字地图、办公用房分配与定额核算管理、预警管理和查询、统计分析等功能:

  1.土地管理

  依据国家有关土地管理方面的法律法规和政策,结合土地管理的业务运行模型,实现土地管理的信息采集、存储、处理、分析,满足土地流程化管理的工作需求。

  2.房产管理

  基于虚拟三维数字地图,以三维空间展示形式,可以从整栋楼房形象地管理到楼层,从楼层形象地管理到房间,从房间形象地管理到房间内的人员和资产。与CAD技术相结合,重点建立房间的三维空间模型,为房间的优化使用奠定基础。从楼栋到楼层到房间,建立详细的数据模型,逐级细化管理。管理到各类详细信息,如房屋用途、房屋使用状态、房产证信息、供暖情况、建筑面积、使用面积;甚至可以详细到内墙面积、外墙面积、门窗数、门窗类型等信息。

  3.职工住宅管理

  对单位的房改房、集资房、人才房、公寓房、周转房等进行使用管理,包括房源、价格评估、评分排队、申请审批、分配或销售或出租、调换、合同、收费、物业、设施、货币化补贴等方面。可从“房屋和住户”的不同角度实现全方位和可分类的精细管理。

  4.虚拟三维数字地图

  虚拟三维数字地图具有多维信息处理、表达和分析的特点,能够对园区房屋、土地、环境、设施、人文进行直观、形象表现,平台全面支持虚拟三维数字地图与二维数字地图的相互切换。

  5.办公用房分配与定额核算管理

  从系统中可以清晰地分析人均办公用房面积,最大办公面积及最小办公面积,根据不同级别的配置标准可分析出超标配备办公用房或低于平均水平的部门和人员,并按标准收取或补贴费用。当某些部门申请增配新的办公区域时,就可以有所依据进行审批,也可以从闲置的房屋中进行合理调剂。

  6.预警管理和查询、统计分析

  预警管理可实现对敏感信息触发条件自动报警。通过针对不同类型的预警预设不同条件,实现开机预警、系统预警、手机短信预警等功能。系统内置了办公用房超标配置预警、房间空置预警、出租不上报预警、合同到期预警、租金均价过低预警、收入不及时入库预警、审批流程预警、修缮费用过高预警、短期内重复修缮预警等功能。

  利用移动互联网技术开发手机端或平板电脑的应用,可以随时随地知道100米或200米范围内的房屋土地分布情况、占有使用情况、出租出借情况,并可以进行抽查。综合利用先进的数据分析理念和分析技术,以数据、地图、图片等多维展现形式,对单位的房屋、土地、住宅等各相关资源的占有、使用、办公用房分配、出租、修缮等信息进行多角度多维度的分析,帮助各级领导对发展趋势进行研判,把握需求变化,提供决策支持。系统还内置了常用的各种查询、汇总、统计分析,支持自定义方式的汇总与统计分析。


系统功能与流程模型

  三、高质量的管理平台提高管理水平、提升服务质量

  一体化房地产资源管理工作平台综合运用各种现代信息技术,实现对高校房地产的全面、动态、精细管理,推进资产的合理配置和有效利用,保障资产的完全完整,同时全面提高房地产管理水平和房地产资源的服务质量。具体表现在以下几个方面:

  1.实现信息服务便捷化,提高高校房地产管理工作效率

  一体化房地产资源管理工作平台实现网上查询、移动终端审批;引入消息机制,手机短信、邮件等沟通方式,可以为广大教职工提供房地产信息查询、信息交流平台,学校领导可以实时查询学校房地产资源的基本情况,制定出合适的管理方法和措施,高校各二级单位与房地产管理部门可以随时互通信息,为房地产管理部门的日常工作提供了更为便捷的工作程序,变被动管理为主动管理,使管理逐步规范化,可以有效提高房地产管理的工作效率。

  2.实现管理的科学化和透明化,进一步提高高校房地产资源服务质量

  一体化房地产资源管理工作平台利用空间管理功能,对现有空间进行规划分析,优化使用,可以更好地开展房地产规划建设工作,充分利用校园内的土地、基础设施资源,做好房地产资源的规划、建设、分配等工作,从整体上把握学校的房地产资源,再根据学校师生的教学、生活的基本情况,合理分配房地产资源,最大限度地服务教学科研和广大师生,为房地产管理部门实现由“静态服务向动态服务,被动服务向主动服务”转变提供了全新的途径,进一步提高高校房地产资源服务质量。

  3.与高校其他管理系统可无缝对接,实现单点登录和信息共享。

  一体化房地产资源管理工作平台与国内主流或自行研发的数字化校园信息平台、资产管理综合系统、OA、财务、人事均能无缝对接,实现单点登录和信息共享,并将各种信息、消息、功能集成在学校的信息门户上,方便学校老师进行各种操作。同时,还有利于各高校房地产管理部门之间适时建立网上链接,通过互联网平台了解和学习别的学校的管理模式,积极沟通和交流工作经验和心得体会,共同推进整个高校房地产管理工作的发展,实现最大范围的房地产管理信息资源共享。

  4.实现房地产档案电子化,提升房地产管理中档案建设的标准化和规范化

  随着高校房地产情况的不断变化,房地产档案数量和种类也不断变化和增加,房地产档案的收集、整理工作变得更加复杂。不仅要收集常规的纸质档案、电子档案,还要及时更新有变化的档案。依靠传统的房地产档案管理手段,已不能适应房地产管理中档案收集的真实性、完整性和系统性要求,运行房地产管理信息网络化之后,相关管理者就可以将各种纸质的档案资料通过电子技术转化成电子文档、影像资料等,分门别类地整理到房地产信息网络化中,这种利用新技术进行的标准化、规范化建设无疑会使得档案的利用更加方便和准确。

  四、结论

  高校房地产管理是高等学校管理工作的重要组成部分。在如今快速发展的信息化时代,高校房地产管理工作面临着迅猛发展的信息技术产业的冲击,管理的科学与否直接关系到学校的发展能否适应信息社会的要求和高等教育自身发展及教育系统内部体制改革的需要。在此情形下,高校房地产管理信息化成为必然的趋势,而建立一套成熟的高校房地产管理信息系统是高校房地产管理信息化的必要条件。运用这一系统实现高校房地产管理信息化,不仅能提高房地产资源的利用率,体现其使用价值,而且能更好地保存高校的房地产资料,更能极大地提高房地产管理的效率,使高校房地产管理工作更好地适应高校房地产管理改革的发展趋势和要求,为高等学校的发展提供强有力的支持和保障。

(本文发表于《行政事业资产与财务》2017年1月上旬刊)


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