济南市电子文件管理系统建设情况汇报

一、简介

为深入贯彻中央和省市有关文件精神，积极探索电子文件管理方式，更好地全面推进全市电子文件管理工作，我们研发了《济南市电子文件管理系统》，自2013年６月该系统在市委办公厅、市财政局、市档案局等单位试用以来，证实该系统已具备保证电子文件的真实、完整、安全和可用等功能，使用方便快捷，拟今年9月份在全市推广应用。

二、系统定位

电子文件生命周期一般分为文件生成、文件管理、长期保存三个周期，与之对应的一般存在三种类型系统，即业务系统、电子文件管理系统和电子文件长期保存系统。其中，业务系统用来支持单位业务工作的开展并形成电子文件，如办公自动化系统、电子商务系统、财务管理系统、人力资源管理系统以及桌面办公系统等；电子文件管理系统负责从各业务系统中捕获电子文件，维护文件之间、文件和业务之间的各种关联，支持查询利用，并以有序的、系统的、可审计的方式进行处置；电子文件长期保存系统负责以正确的和长期有效的方式维护电子文件并提供利用。

本管理系统主要用来管理机关、团体、企事业单位和其他组织（以下简称机构）的电子文件，也可以辅助管理非电子的实体文件。系统可以相对独立地实施，也可以与业务系统或（和）电子文件长期保存系统集成实施。

三、建设目标

系统建设遵循“政府领导、部门配合、协作共赢”的原则，按照统一联网方案、统一业务标准、统一接口规范、统一软件开发的要求，规划、设计和实施系统的建设。其目标就是利用现代信息网络技术，建立“大集中模式”的济南市电子文件管理系统，各部门通过权限登录系统实现单位内部的电子文件收集、管理、查询、利用和归档管理，同时单位档案管理员远程提交电子文档至档案馆，档案馆管理人员通过网络审核、接收、归档，并可以实行档案管理操作，解决电子文件收集统一标准、统一管理、统一利用的问题，极大地规范了电子文件的管理。

系统可实现各单位电子文件的内部管理，也可实现档案馆电子文件及档案的管理，达到电子文件管理标准化、规范化和科学化，切实提高工作效率。

四、设计原则

1、安全性设计。系统采用linux操作系统、oracle数据库、内部专线、防火墙、密钥权限管理、pdf浏览

2、标准化设计。系统从功能、元元素、归档、扫描格式等皆采用国家标准。

3、易用性设计。文件的加载自动提取文件标题、文号、关键字等，减少手工录入，提高工作效率。

4、实用性设计。系统既满足一般性电子文件收集管理，同时也满足个人私有文件管理，充分利用资源。

5、网络化设计。建立全市统一集中管理的网络电子文件管理系统，可以确保电子文件管理的一致性、规范性，同时满足全市各单位使用，特别是当业务有所变化时，统一升级完善，以最低成本，发挥最大效益。

五、系统特点

    1. 标准化设计，确保能够长期有效读取

    系统完全按照国家关于电子文件管理的国家标准进行研制开发，系统设计与国家标准要求完全一致，确保能够长期有效读取。系统的功能按照《GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》，元素设计按照《DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》，归档管理按照《GB/T 18894 电子文件归档与管理规范》，扫描按照《DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范》，文件按照《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》等

   2. 流程控制、规范管理行为

   （1）文件收集责任明确，信息共享利用方便。文件上传者即文件创建者，文件上传后可全局、处室、指定共享，方便用户对文件的利用。

    （2）档案员严格审核归档，系统支持自动检测，对提交上的档案进行严格的归档审核。

    （3）档案馆档案管理规范化、档案借阅利用网络化。支持各单位、各处室用户之间的档案借阅无纸化、网络化，在提高档案借阅效率的同时加强了对档案原件的保护。

   3.集中管理，适合全省各部门

通过建立全市统一集中管理的网络电子文件管理系统，可以确保整个电子文件管理的一致性、规范性，各单位通过网络登录系统实现本单位的电子文件的管理和利用，同时实现档案馆对电子档案的管理和利用，真正提高电子文件的标准化、科学化管理，同时也符合电子文件管理和信息化发展的趋势，能够极大提高工作效率和节约资金成本。

   4. 分工协作，提高工作效率

（1）单位内部。

 a. 工作人员。将各自管理的文件上传，确保文件的完整性、准确性，同时既可以查询利用自己的文件，也通过权限可以共享本单位内部的所有文件。

 b. 单位档案管理员。只需对提交的归档文件进行审核、完善、归类，存档，极大地减轻工作强度。

（2）档案馆

 a. 工作人员。无需集中扫描文件，通过网络接收各单位提交的电子文件，审核后，接收归档。

 b. 远程提供档案查询服务，提高档案馆质量和服务形象。

   5.文件加载智能化，极大提高工作效率

   （1）支持单个和批量文件上传

   （2）支持多种文件格式：doc、pdf、txt、excel、图像、视频等

   （3）支持正文和多附件上传

   （4）文件上传自动识别文件标题、文件号、发文机关、关键字等

    6. 多种信息共享方式，便于文件利用

    文件上传者可对上传后的文件进行共享操作，共享形式分为全局共享、处室共享以及指定人员共享，共享成功后，被共享者可在系统指定的共享文件夹下查看文件信息、预览文件正文。

    在系统的利用服务中，用户通过输入关键字的形式对系统内的文件进行检索操作。在检索结果中，对于有权限查阅的文件可进行在线查阅，无权限的文件进行在线借阅操作。

    7.所有文件查看皆转为PDF格式，加强文件的安全和权威。

     所有上传文件在服务器上都保留原文件格式，但通过网络查看皆转为PDF格式，只能看不能复制、修改，确保文件的安全性和权威性。

六、系统功能

    系统中的主要角色有：文件收集人员，立档单位档案管理员、档案馆档案管理员，每种角色的用户具有相应的功能模块，系统总功能图如下：

 

七、操作流程

1.文件收集

 

文件收集是将业务活动过程中生成或接收到的文档作为文件与其元数据一起保存到系统中的过程。该模块主要是对未形成电子档案的档案文件，或者新收集的档案文件进行著录，纳入到文件管理之中。这个功能中除提供电子版文件的上传保存等功能，还可以应用OCR技术将原有的纸质文件进行扫描识别，转化为电子档案。

为了操作的便利，该模块集文件的新增、修改、删除、共享、提交为一体，对文件进行统一、有效地管理。

文件正文的录入分为三种方式，电子文件上传、纸质文件扫描上传以及在其他业务系统中抽取文件数据：

（1）电子文件的上传

若需要录入的文件正文是电子版文件，如doc、docx、pdf等，则选择文件载体为电子文件，选择文件存在路径后上传该文件，系统会自动地提取出文件标题、文件文号、发文单位、文件页数以及文件主题词等文件元数据信息，上传后的文件，系统将文件转换成swf格式的只读文件，便于文件的存储与预览。

（2）纸质文件的扫描上传

如需要将纸质文件录入到系统中，在新增文件时选择载体类型为纸质类型，在系统弹出的纸质文件扫描工具中，通过外接扫描仪对纸质文件进行扫描上传，参照《济南市电子文件管理系统标准》，扫描分辨率必须大于或等于100dpi，扫描色彩模式默认采用黑白二值，上传后系统将扫描文件自动的转换为tiff格式进行保存。在纸质文件扫描工具中，可对扫描成功的图片进行旋转、放大与缩小、剪裁、删除等操作。

(3)在OA等业务系统内抽取

用户可通过电子文件管理系统与其他业务系统的数据接口，将其他系统内与电子文件管理系统相关的文件数据批量的抽取到本系统中的指定文件分类方案下。

 

2.单位内利用

           

（1）档案或文件的检索

系统用户在利用服务模块中，可跨类型、跨年度地查询单位内的档案文件，也可根据档案的基本信息为查询条件对档案进行查询操作，如档案标题、档案副标题、档案号、归档时间、档案文件主题词、档案文件文号、档案起草者等，用户可对检索出的结果进行打印、导出等操作。在检索结果中支持二次检索，即在结果中查询，增加检索的准确度。

检索功能包括档案检索与文件检索，档案检索即用户可检索单位内所有已归档的档案信息，文件检索即用户可检索单位内所有尚未形成档案的文件信息。用户进入全文检索页面后，用户可将档案或文件的基本信息作为检索条件进行检索操作；在检索完毕的结果页面，用户可继续根据查询条件对上次检索出的结果进行二次检索。

在检索结果页面，以列表的形式展现出符合检索条件的文件或档案信息，列表信息项包括档案文件标题、档案文件文号、档案副标题、档案主题词、档案形成处室、档案起草者等信息，对于有相应权限的档案，用户可对该档案进行在线预览、打印以及下载操作；对于没有相应权限的档案，用户需要进行提交借阅申请操作。

（2）发出文件和档案的借阅申请

查询出的档案结果如有预览权限可点击查看档案或文件原文；对于没有预览权限的档案或文件，可提交借阅申请，在申请中填写借阅的天数，借阅的类型（电子档案、实体档案），借阅权限（只读、打印、下载），借阅原因，保存后系统将借阅申请发出，借阅申请者可在借入管理的待借入模块查看自己发出的借阅申请。

3.单位内归档

该模块主要是由各单位档案管理员对处室提交上来的文件进行归档前的审核操作，对文件归档信息项填写不正确的给予更正，系统支持自动检测功能，通过该功能对提交上来的档案进行全方面的检测，检测完毕后符合归档要求的文件进行归档操作，形成档案编号。归档时，对归档档案的库房位置及目录位置进行选择，同时将审核人、审核时间记入到系统审计跟踪日志中。

 

4.档案移交

立档单位档案管理员可定期批量的将本单位档案进行档案移交，移交之后档案局档案管理员在档案接收模块对移交的各单位档案进行审核。

档案的移交流程为：单位档案员提交验收——档案馆验收——单位档案员移交——单位分管领导审阅——档案馆接收——档案馆领导审阅——进馆。

5.档案进馆

档案进馆模块主要实现档案馆档案管理员对各单位移交的档案进行统一的审核与接收操作。审核通过的档案，档案局档案管理员将该档案存放到相应的档案分类目录及库房内；审核不通过的档案，打回到档案移交单位，单位对该档案进行修改后重新移交。

档案馆档案管理员进入档案接收模块中，页面左侧以树形结构的形式展现济南市各单位名称，点击某个单位节点，在右侧列表展现出该单位移交的尚未审核的档案，展现的档案元数据信息包括档案编号、年度、保存期限类型、保存时间、件号、责任者、档案文件文号、档案标题、成文时间、页数、机构名称、主题词、档案文件密级、备注等信息。用户可通过列选择功能，对档案列表展现的信息项进行调整。用户可灵活地设置列表需要展现档案的哪些信息项以及信息项排列的先后顺序。

 

6.长期保存

档案馆人员对进馆的档案进行统一维护，如档案管理员在档案到期模块可查看到保存期限到期的档案信息，档案管理员可对到期的档案进行销毁申请或续存申请，由相关的管理人员对申请进行审核，进而进行下一步的销毁或续存操作。还可对档案文件进行定期备份，利于档案的长期保存。

在档案处置模块中，档案管理员进入档案鉴定下的到期档案模块，页面以列表的形式展现出该单位下超出保存期限的档案基本信息，信息项包括档案编号、归档时间、保存期限类型、保存时间、件号、责任者、档案文件文号、档案标题、成文时间、页数、机构名称、主题词、档案文件密级、备注等信息。用户可通过列选择功能，对档案列表展现的信息项进行调整。用户可灵活地设置列表需要展现档案的哪些信息项以及信息项排列的先后顺序。

档案管理员可在线的预览档案正文信息，根据情况决定该档案提交销毁申请还是提交续存申请，并填写相应的申请信息，包括销毁/续存原因，申请备注等，申请发出后由相关管理人员进行申请审核操作，审核完毕的将按照申请的处置方式对过期档案进行处置。

 

7.档案利用

（1）档案的检索

系统用户在利用服务模块中，可跨单位、跨类型、跨年度地查询单位内的档案文件，也可根据档案的基本信息为查询条件对档案进行查询操作，如档案标题、档案副标题、档案号、归档时间、档案文件主题词、档案文件文号、档案起草者等，用户可对检索出的结果进行打印、导出等操作。在检索结果中支持二次检索，即在结果中查询，增加检索的准确度。

用户进入检索页面后，用户可将档案的基本信息作为检索条件进行检索操作；在检索完毕的结果页面，用户可继续根据查询条件对上次检索出的结果进行二次检索。

    在检索结果页面，以列表的形式展现出符合检索条件的档案信息，包括档案名称、档案主题词、归档时间、档案所属单位等，对于有相应权限的档案，用户可对该档案进行在线预览、打印以及下载操作；对于没有相应权限的档案，用户需要进行提交借阅申请操作。

（2）发出档案的借阅申请

查询出的档案结果如有预览权限可点击查看档案的正文内容；对于没有预览权限的档案或文件，可提交借阅申请，在申请中填写借阅的天数，借阅的类型（电子档案、实体档案），借阅权限（只读、打印、下载），借阅原因，保存后系统将借阅申请发出，借阅申请者可在借入管理的待借入模块查看自己发出的借阅申请。若借阅的档案移交划控为开放的，则该借阅申请由档案局档案管理员负责审核，若借阅的档案移交划控为封闭的，则该借阅申请由档案生成单位的档案管理员负责审核。