运用现代信息技术加强固定资产管理工作

--山东农业大学固定资产管理系统应用工作情况介绍

山东农业大学  资产处  张树庆处长

      今年以来，我校认真贯彻山东省教育厅、山东省财政厅《关于运用现代信息技术进一步加强高等学校固定资产管理工作的通知》和教育厅厅属高等学校固定资产管理负责人会议有关要求和指示精神，在教育厅、财政厅的领导下，在天南科技公司的配合和支持下，结合我校实际，本着高起点建设、高标准要求、高质量管理的原则，明确指导思想和管理目标，力求管理创新、体制创新和制度创新，积极开展了“固定资产管理系统”应用及固定资产的清理清查工作，取得了较好的效果。现将我校“固定资产管理系统”应用工作情况介绍如下：

一、我校“固定资产管理系统”应用工作的基本情况

      我校“固定资产管理系统”应用工作从去年年底开始启动，经过设备配置、系统安装与数据初始、相关规章制度制定、全校宣传发动、资产管理员培训、固定资产清理清查、总结表彰等阶段，到2003年5月1日正式开通起用，建立了较为完善的固定资产基本信息数据库、使用单位数据库、存放地点数据库、使用人员数据库等固定资产应用信息系统，共设立系统终端62个，其中财务审核终端1个，系统管理员终端1个，归口部门管理员终端2个，固定资产使用单位终端58个，落实单位固定资产管理员60多人，初始化录入、变更、处置的固定资产总量17万多台（套）件，录入的信息项总量合计超过200多万项，资产价值量45200多万元。

      自5月1日系统建成开通以来，通过系统提交新增的固定资产已达1632件，价值1456万元。

      通过“固定资产管理系统”的全面建设和应用为契机，按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的原则，我校进一步加强和完善了固定资产管理体制和组织机构，初步建立了以学校国有资产管理领导小组和分管校长领导下的国有资产管理办公室为主要职能管理部门，教务、后勤、图书馆为主要归口管理部门，资产占用和使用单位为固定资产使用主体的管理体制和运行机制；建立健全了较为系统、有效的固定资产管理制度；建立组成了一只技术水平和管理水平较高的固定资产管理员队伍；建立了中心数据库服务器等软硬件在内的运行系统；通过全面而细致的固定资产清理清查工作，基本达到了固定资产到使用单位、到使用人、到使用地点的要求；“固定资产管理系统”要求的帐、表、卡等帐、表体系基本建立。

二、我校“固定资产管理系统”应用所做的主要工作

      我校在“固定资产管理系统”应用工作中，为了确保应用工作的时间、质量和建设目标要求，主要采取了以下措施：

（一）健全和理顺领导体制和管理体制：

      本着“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”原则，健全、完善和理顺了领导体制和管理体制，确保“固定资产管理系统”应用工作的组织领导保证。

        1、学校成立了副书记、常务副校长孙增良同志为组长、张敬合、姚来昌副校长为副组长，计财处、教务处、后勤管理处、图书馆、网络中心、科研处、科技学院等职能部门主要负责人为成员的“固定资产管理系统”应用工作领导小组。领导小组多次召开会议研究布置工作，能够对“固定资产管理系统”的应用起到切实有效的组织领导和决策作用，确保“固定资产管理系统”的顺利进行。在“固定资产管理系统”应用工作期间，教育厅领导和厅“固定资产管理系统”办公室的专家先后三次来我校检查指导工作，对我校的工作开展起到了积极的推动和激励作用。

        2、建立了以国有资产管理办公室为主要职能管理机构，归口部门、资产使用部门分工管理，职责明确，权责结合的管理体制。

        3、建立了一支素质较高的资产管理员队伍，形成了财务审核管理员、归口部门资产审核管理员、使用单位资产管理员三级管理员队伍。

        4、召开了全校各单位各部门主要负责人参加的动员大会，进行了广泛而有效的宣传发动工作，使“固定资产管理系统”在全校得到了解、理解和支持，形成了广大教职工积极参与资产管理工作的局面。

        5、对固定资产管理员进行了以系统应用基本操作、规章制度、管理要求等方面的培训工作，确保“固定资产管理系统”应用工作有一支具有战斗力的骨干队伍。

（二）完善固定资产管理制度建设

      为了使“固定资产管理系统”应用工作有一个良好的制度环境，规范固定资产管理行为，学校先后制定颁发了一系列规章制度，形成了较为健全的制度体系，编发了“系统”应用方面的有关使用说明，指导系统应用工作的顺利开展。主要如《山东农业大学国有资产管理办法》、《山东农业大学固定资产管理办法》、《山东农业大学进口仪器设备采购管理暂行规定》、《山东农业大学图书资料资产管理细则》、《山东农业大学家具、被服装具管理细则》、《山东农业大学固定资产管理系统使用指南》、《山东农业大学固定资产管理系统操作流程》等一系列管理管理制度。相关主管部门、各资产使用单位也相应建立了具有单位特点的管理制度。

（三）购置配备了固定资产管理必需的物质装备条件，包括专用服务器、终端工作用机、数码照相机、打印机，各种帐卡、条形码等“固定资产管理系统”运行工作必需的物质装备条件。

（四）开展了固定资产清查工作。

        2003年3-6月，学校组织进行了全校范围的固定资产清理清查工作。为了确保固定资产管理系统应用的质量和效果，资产清查工作采取了单位自查为主，学校领导小组重点抽查相结合的清查办法。

（五）建立了基本应用数据库

       按照“固定资产管理系统”应用的规范要求，系统、规范的建立了以下信息系统数据库：

         1、资产存放地点数据库（到房间号）。全校所有房屋建筑物按房间进行了全面普查丈量，依此为依据建立了存放地点基本数据资料库，地点落实到房间号。系统存放地点由系统管理员统一控制管理，各单位只能使用，不可变动。如确需变动的，须提交系统管理员核实后由系统管理员加以变动。

         2、建立了资产使用单位数据库。资产使用单位数据库依据固定资产管理办法的规定，校内各单位不论在哪一个校区，凡单位资产归学校所有，单位性质为非法人资产的，一律纳入学校固定资产管理范围进行管理。

      为了适应学校后勤社会化管理体制改革，加强后勤经营服务单位的资产考核管理，所有后勤经营服务单位实体按照一级资产管理单位建设管理。

      社会力量办学资产亦纳入固定资产管理系统管理，如我校新胜学生公寓、学生餐厅等。

         3、建立了单位资产使用人员数据库。资产使用人员数据库以学校工资名录为准建设，单位在资产清查或购置增加的固定资产全部逐件落实到资产使用人。

（六）实现了“固定资产管理系统”的跨校区并网应用，目前我校共有包括校本部、南校区、科技学院（原林校）等三个校区，所有固定资产均以使用单位为管理单元纳入本单位固定资产系统管理。

（七）建立了图书资料信息管理系统，将各院（部、处）图书资料室分散管理的图书资料，通过清理清查纳入图书馆图书管理系统统一管理，达到了图书资料全校共享共用的作用，发挥了归口管理部门职能作用。

（八）在校园网建立了财务资产管理网站，运用现代网络信息技术手段，对一些制度要求、工作动态、反映出来的问题及其解决的意见及时通过财务网络信息发布及时传达到各单位、各部门、资产管理人员和使用人员，实施互动式信息交流和管理。

（九）强化了固定资产管理部门资产管理权限，资产使用人员因工作调动、离休退休、离职学习、出国等原因离职离岗必须将所使用管理的资产完整交回原单位，凡资产未交清者所在单位、有关主管部门一律不得办理离校手续。学校人事处设立系统终端，办理人员调动、离职时可实时查询该人员使用的资产是否交清。

（十）明确了单位、部门的管理权限和职责，提出了明确的管理质量要求。

         1、国有资产管理办公室职责：

学校国有资产管理办公室对全校固定资产实施统一监督管理。其主要职责是：

      （1） 运用现代信息技术管理固定资产。建立使用“高等学校固定资产管理系统”，并确保证系统的安全运行及正常维护工作，负责固定资产增减、变动、处置的财务审核及数据备份工作；

      （2） 拟定学校固定资产管理办法和有关制度；

      （3） 参与大型、精密仪器设备和大宗物资购置，大型修缮及基本建设项目的论证、招标、采购和验收工作；

      （4） 登记固定资产总分类明细账簿，按月与学校财务账簿核对资产总额；

      （5） 审核批准固定资产调剂、处置及对外出租出借等手续；

      （6） 组织学校固定资产清查和统计工作；

      （7） 监督、检查固定资产管理、维护和使用情况；

      （8）组织培训固定资产管理人员；

      （9）对有关单位和个人提出奖惩建议。

2、归口职能部门的职责：

      （1） 教务处 负责管理仪器仪表、机电设备、电子设备、卫生医疗器械、印刷设备、标本模型、文物及陈列品、文体设备、工具量具和器皿等。

      （2）后勤管理处 负责房屋及构筑物、土地植物、家具、行政办公设备、被服装具。教学科研用房的分配、使用、考核由教务处负责。

行政办公用房的分配、使用、考核由校长办公室负责。

      （3）图书馆 负责管理全校图书资料。

     各归口管理部门按划分的范围配备资产管理人员，负责具体业务管理。其主要职责如下：

      （1）运用“山东农业大学固定资产管理系统”，并按系统设定的权限和程序规范地履行职责，保证系统的安全运行，负责固定资产的增减变动处置的归口审核工作；

      （2）审批购建计划，参与可行性论证及招标、采购活动，并负责组织验收；

      （3） 组织归口管理固定资产的清查、维护和统计等工作；

      （4） 提出固定资产调剂、配置建议并根据批复组织实施；

      （5） 根据使用部门的申请，组织固定资产报废、报损的技术鉴定，提出处理意见，报学校国有资产管理办公室审批；

      （6） 检查、指导使用部门的固定资产管理工作。

      大型、精密仪器设备的技术档案由学校综合档案室负责归档管理。

3、使用部门负责对其占有、使用的固定资产实施日常管理，并配专职（或兼职）资产管理人员。其主要职责是：

      （1）正确使用“山东农业大学固定资产管理系统”，按系统授权规范的履行职责，并保证系统安全运行，负责本单位固定资产增减变动处置的系统录入登记工作；

      （2）严格按照学校固定资产管理制度的要求，管理和使用好本单位的固定资产；

      （3）登记有关固定资产台帐，建立固定资产使用卡片；

      （4）参与本单位固定资产可行性论证、招标、采购，并负责具体验收工作；

      （5）保管、养护固定资产；

      （6）办理固定资产内部借用手续；

      （7）提出固定资产处置申请，负责组织或参与固定资产的处理。

三、存在的问题和今后打算

      由于运用现代信息技术管理固定资产是一项全新的工作，我校“固定资产管理系统”应用工作仍然是阶段性的，离上级要求和系统提供的应用功能尚有较大差距，主要存在以下几个方面：

（一）固定资产管理工作流程有待完善，存在着部分手续制度不明晰、不科学的问题。如“固定资产验收单”的办理程序不明晰、相关部门的职责权限设置不尽合理等，影响了工作效率和服务质量，有待通过不断研究探索，简化工作程序，提高办事效率。

（二）固定资产的动态管理有待加强。固定资产系统数据库建立以后，如何保障资产信息的准确完整，需要通过经常性的资产清查管理，保证资产的单位、人员、地点实时相符。

（三）单位资产管理人员的资产管理基本知识和系统应用能力水平不一，存在兼职多、专职少等问题。因此，建立一支工作相对稳定、技术水平、管理素质相对较高的资产管理员队伍十分必要。

（四）相关的资产管理制度需要进一步健全、修订和完善。

（五）适应现代网络技术和信息技术要求，转变传统思想观念和习惯性做法。现代信息技术应用于固定资产管理是一种全新的管理手段，在许多方面存在着与传统手工管理方式的矛盾和冲突，要做好“固定资产管理系统”的应用工作，还需要下大力气转变传统思想观念和习惯性做法。

今后一个时期，我校固定资产管理工作将着重结合数字化校园建设，规范信息管理标准，建设现代化、网络化和规范化的固定资产管理系统。

（六）贵重精密仪器设备（单价10万元以上）的网上公开查询系统有待建立，从而真正做到仪器设备面向校内外开放使用，增强仪器设备的开放性，提高资产使用效率。

（七）目前我校纳入“固定资产管理系统”的资产尚有部分工作需要在今后进一步建立和完善：一是校园内名木古树；二是各类教学或科研标本，包括各类水生动物标本、陆地动物标本、各类植物标本、各类昆虫标本等；三是各类文物。

以上各类资产由于性状复杂，价值变量较大，分类、计价难度大，确认和计量的专业程度要求较高，需要组织相关专家和专门人员进行鉴定。

四、工作中的几点体会

       通过“固定资产管理系统”的应用工作实践，我们认为，要做好“固定资产管理系统”的应用工作，实现固定资产管理的目标，达到固定资产管理的目的，正确处理以下几个方面十分重要：

（一）学校各级领导都要十分重视。固定资产存在着使用价值多样性、存在形态多样性的特点，固定资产管理工作涉及到方方面面，学校的每个单位、每位工作人员开展工作都离不开固定资产，都在使用固定资产。因此，固定资产管理是一项全局性的工作，要实施和加强固定资产的管理，必须得到学校各级领导的重视，只有各单位、各部门都发动起来，齐抓共管，才能能够取得好的效果。我校在开展这项工作时，学校各级领导特别是学校主要分管领导十分重视，把固定资产管理工作当作提高学校管理水平，提高教育资源管理效益，特别是把这项工作同2004年教育部对我校的教学评价结合起来，作为创建教育部优秀教学评价的基本工作之一，因此，资产管理职能部门在进行工作启动时就变的十分顺利。

（二）充分发挥职能部门之间配合联动和归口管理部门的能动作用，是作好“固定资产管理系统”应用工作另一个重要方面。我校在开展“固定资产管理系统”应用工作中，各职能部门发挥了重要作用。如：

      图书馆结合资产管理工作单独制定了图书资料资产管理细则，并组织了对院系资料室图书资料的清理清查，在此基础上将分散在各单位的图书资料统一纳入图书信息管理系统，从而实现了图书资料的校内共用共享问题；后勤管理处则专门配备更新了微机等系统终端设备，制定了家具、被服装具管理细则等规章制度；教务部门则发挥技术熟练、对上报资产熟悉的优势，在系统信息转换及应用过程中密切配合，并认真分析系统存在的问题，提出了许多合理化建议，对系统应用和技术改进起到了重要作用。信息中心提供了服务器管理和技术支持，确保了系统的运行安全和24小时在线服务。

（三）资产管理人员强烈的责任心、事业心和富有牺牲精神是作好项工作的基础。由于系统转换和资产清查工作中时间紧、工作量大、情况复杂，学校各级各类资产管理人员发挥了强烈的责任心、事业心和牺牲精神，在系统转换和资产清查工作期间，无论是系统管理员、归口部门管理员，还是各单位资产管理员，节假日经常是在工作岗位上度过的。正是有了全校资产管理人员强烈的责任心、事业心和牺牲精神，才确保了我校“固定资产管理系统”应用工作的顺利完成。

（四）及时研究“系统”应用和固定资产管理中出现的新问题、新情况，积极进行体制创新、管理创新、和制度创新，从而适应学校改革发展的新形势，推动固定资产管理工作的不断发展。为促进后勤社会化改革，考核后勤资产的运行效果，各后勤经营服务中心、实体作为学校的二级单位纳入“系统”进行固定资产管理。

      根据学校校院两级管理、扩大学院办学自主权的原则，简化学院固定资产购置手续，变审批制为登记制，提高了资产登记管理的效率。

（五）调动多种力量参与“系统‘应用的工作。我们在”系统“初始和资产清查工期间，除了发挥职能部门、资产使用单位管理人员的作用外，组织大量在校学生参与资产信息录入和资产清理清查等工作，一方面解决固定资产清理清查和信息处理过程中人手不够用的问题，另一方面解决了学生社会实践和困难学生勤工助学问题。

（六）充分利用学校网络信息技术资源的优势，建设管理好财务资产管理网站，对有关政策规定、工作信息、管理要求通过网络进行及时全面的宣传发布，与有关部门、资产使用单位和有关人员实施互动式交流，增加了工作透明度，有关单位、人员能够实时全面的了解工作动态，有利于普及资产管理知识，取得对工作的了解和理解