树立科学的管理理念运用现代化管理手段全面做好我校资产管理工作

山东科技大学  资产处 曹长春处长

各位领导、同志们：

　　我真诚的欢迎来自省教育厅、财政厅的领导和各兄弟院校的同仁来我校指导资产管理工作，这是一次向兄弟院校学习的大好时机，我真诚地希望各位领导和同仁对我们的资产管理工作提出建设性的意见，并留下你们工作的宝贵经验，以促使我们更好的搞好学校的资产管理工作。

　　下面我向大家汇报一下我校资产管理工作的情况，欢迎大家批评指正。

　　一、我校资产管理工作的体制与组织机构

　　我校在长期的建设发展过程中，积累了一笔巨大的固定资产和无形资产，它是保证我们学校教学、科研及师生生活的物质基础，充分管理和使用好这些资产，使其在教学、科研中发挥出最大的效益，是我们一直思考和重点解决的问题。

　　我校资产管理工作实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理体制，其管理实行如下模式：校长（学校国有资产管理领导小组）全面领导学校资产管理工作；资产管理处是学校国有资产的主管部门，在校长（学校国有资产管理领导小组）领导下，代表学校行使资产管理者的责任，其职责包括国有资产管理的所有内容；校长办公室、教务处、科研处、财务处、图书馆为学校资产归口管理部门，根据其职责范围，负责资产管理有关工作；学校各院、部、机关各部门、后勤服务总公司及校科技产业总公司为资产占有使用单位，对本单位占有使用的国有资产负有直接管理责任，负责贯彻执行学校有关资产管理的政策、规定，确保占有、使用资产的安全、完整、不流失；办理本单位资产的增减变动手续，建立健全资产账、卡，做到账、卡、物相符，由本单位一名领导分管国有资产管理工作，并配备专兼职资产管理人员，责任到人；资产管理处在各校区设有资产管理部，作为各校区国有资产的主管部门，对所在校区国有资产实施统一监督管理，并直接向资产管理处负责。

　　我们之所以成立独立的资产管理机构，主要是考虑学校合并以后资产数量急剧增加，资产构成日趋复杂，为满足学校不断发展壮大的需要，深化学校内部改革，进一步理顺学校内部管理关系，解决学校资产多头管理和有些管理环节缺失的矛盾，做出的重要决策，可以说资产管理处自成立之日起就被赋予了特殊的使命。学校为资产管理处确定的职责是：1、贯彻执行国家有关资产管理政策、法规，制定学校资产管理的规章制度，并组织实施和进行监督检查。2、负责固定资产、流动资产、无形资产、对外投资及学校其他资产的产权界定、登记、统计、评估、年检等产权管理工作，明晰学校内部产权关系。组织学校资产的年检工作，编制学校资产汇总报告，及时真实准确地反映学校资产变动及受益状况。按照上级国有资产主管部门的部署或学校工作的需要，会同有关部门进行清产核资工作。3、合理配置、利用学校的资产，提高资产使用效益，为学校各项工作提供必要的物质保障。4、负责办理非经营性资产转为经营性资产的申报手续，对投入经营的资产，实施监督管理和保值增值考核，确保学校资产收益。5、负责组织学校各种仪器设备购置计划的论证、审批、采购、调拨、转让、报损、报废、审定等工作。6、负责组织办公用具、材料（含基建材料）、以及大宗批量物资的招标、采购、供应及管理工作。7、负责公有房屋及土地资源的确权、建档工作；参与房屋及土地利用规划的论证、基建竣工验收；负责公有资产管理、分配、调整等日常管理工作。8、负责学校房屋、土地等资源的租赁工作。9、负责学校校园规划、维护、卫生、绿化、环境整治及相关建设项目的审定、招标等管理工作。

　　资产管理处成立以后，首先进行了制度建设，并对学校购建项目设定了规范的工作规程。在制度建设方面，我们结合学校特点，在总结以往资产管理工作经验的基础上，本着删繁就简、便于操作、规定明确、约束力强的原则，制定了《山东科技大学国有资产管理办法》、《山东科技大学固定资产管理办法》、《山东科技大学资产管理处各校区资产管理部职责》、《山东科技大学仪器设备管理办法》、《山东科技大学招投标工作规程》、《山东科技大学仪器设备验收工作规程》、《山东科技大学仪器设备损坏丢失赔偿办法》、《山东科技大学废旧仪器设备处置办法》等一系列的管理制度。这些管理制度的实施，规范了资产管理行为，产生了显著的经济效益。

　　在购建项目招投标方面，学校成立了招标工作领导小组，由分管校长任组长，资产管理处、财务处、监察处、审计处等部门领导任成员，资产管理处负责招标文件的制定、发放、标书的收缴、会议准备、组织联络、开评标记录、招标资料的存档等事宜，招标、投标活动遵循“公开、公平、公正和诚实信用”的原则，任何单位和个人不得干涉正常的招标活动。为了减少资金运营的风险，充分运用现行市场成功的做法和可行规则，设计并规范了付款过程中各个环节的监控措施，既确保了合同履行，又为学校聚拢了部分流动资金，在已经完成的仪器设备、建筑材料等近一亿两千余万元的采购活动中，资金运营为零风险。充分利用国家对高校的有关优惠政策，特别是在进口设备的采购活动中，积极争取海关的支持和配合，最大限度的实现了进口设备关税的零税率。这一机制在资产管理工作中的运用，保证了学校财务预算的严肃性，杜绝了采购过程中资金不规范流失，筑起了防腐倡廉的强大堤防，取得了同项类比给学校节约资金2000余万元的巨大经济效益，实现了服务工作的零投诉，以权谋私现象的零发生，在供应商中为学校赢得了良好的声誉，得到一致好评。

　　二、我校资产管理工作的特点

　　我校资产管理工作有三大特点，简单的说就是量大、面宽、分布广。

　　量大，一方面是由于学校建校时间长，在近五十年的发展过程中，学校几经变迁，积累和沉淀了大量的固定资产，也给现在的资产管理工作遗留了大量的矛盾和问题，给今天的资产管理工作在一定程度上造成了困难。另一方面是由学校国有资产管理的范畴所决定的：学校的国有资产是指学校占有、使用、在法律上被确认为国家所有，能用货币计量的各种经济资源的总和，其内容包括国家拨给学校的资产，学校按照国家规定、运用国有资产组织收入形成的资产，接受捐赠和其他法律确认为学校所有的资产，其表现形式包括现金、各种存款、预付账款和存货等可以在一年内变现和耗用的流动资产；一般设备单位价值在500元以上，专用设备单位价值在800元以上（校办企业设备单位价值在1000元以上），使用期限在一年以上并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产；虽不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉等无形资产；学校利用货币资金、实物、无形资产等向校办企业或其他单位的对外投资；学校接受捐赠或其他经法律确认为学校所有的其他资产。

　　面宽，是由学校国有资产管理工作的任务所确定的，学校国有资产管理的主要任务是：建立和健全各种资产管理规章制度；明晰产权关系，实施产权管理与监督；保障资产的安全和完整，防止国有资产的流失；推动资产的合理配置和有效使用；对经营性资产实行有偿使用并监督其实现保值增值。其内容包括产权界定、登记、年检、变动和纠纷调处；国有资产的购置、使用、处置、评估、统计报告和监督；向主管部门和学校报告资产分布使用情况以及国有资产的规范化管理等。

　　分布广，我校是在原山东矿业学院、山东煤炭教育学院、山东财政学校合并的基础上组建的，分布在济南、青岛、泰安三地，共有五个校区，这在客观上给资产管理工作增大了难度。实践证明，用传统的资产管理手段及模式，不能适应高校快速发展的形势与要求；传统的管理手段，不能解决在资产管理中存在的弊病与问题，不利于资产的资源共享，不能彻底解决设备重复购置及最大限度的发挥学校资产在教学、科研方面的最大效益。为适应学校快速发展的形势，必须树立明确而科学的管理理念，充分运用现代化的管理手段，全面构建起完整而系统的资产管理体系，用体制解决资产管理工作中的困难和问题。这也是我们一直思考和要重点解决的问题。

　　在工作中，为确保固定资产增加过程中的科学性、合理性及透明度，除对大中型购建项目实行项目负责人负责制外，对仪器设备的购置经费实行预算制度，仪器设备需求单位，于每年年底向经费主管部门提报下一年度所需购置仪器设备经费预算，经费主管部门按照学校教学、科研等方面的需要，根据需求部门的预算分轻重缓急统筹安排经费。利用预算经费、专项经费购置单价在5万元以下的仪器设备，由经费主管部门或项目负责人签署意见后报资产管理处审批；利用预算经费、专项经费购置单价在5－10万元的仪器设备，申请单位进行可行性论证，并提交论证报告，由经费主管部门或项目负责人签署意见，报资产管理处审核，呈主管校长批准；无论利用何种经费购置单价在10万元以上的仪器设备，申请单位均需提交可行性论证报告，由经费主管部门和资产管理处组织有关专家对购置的仪器设备进行全面、充分的可行性论证，呈报主管校长审批。如因计划提报单位任务变更或预测不准确，仪器设备规格、型号需作变动时，要及时按原报批程序办理购置计划的增减、调整手续。计划提报单位未及时办理变更手续，采购供应部门已按计划订货或进货而造成的损失，由提报购置计划部门或单位负责。

　　固定资产购建完成后，资产管理部门会同购建单位按照有关专业标准、合同条款进行现场勘验、测试和清点，验收不合格，不得办理结算手续，不得交付使用，并按合同条款及时向有关责任人追究违约责任；验收合格后，按有关程序办理固定资产增加手续。

　　为了堵塞在固定资产处置过程中的漏洞，我们设置了固定资产处置的严格程序，对需要处置的资产，使用部门提出申请，并填写固定资产处置申请单，资产管理处组织归口管理部门、监察处、审计处、财务处、使用管理部门及有关专家进行技术鉴定，经资产管理处审核后报学校分管领导签署意见，价值在规定标准以上的，报上级主管部门审批，根据批复意见按程序处置固定资产，并将处置固定资产的收入及时足额上交学校财务部门。

　　对于如此重要的职责和浩繁的管理工作量，不借助现代化的管理手段，是难以完成任务的。基于此，我们于2002年初由学校立项，组织有关专家开发研制具有自主知识产权的资产管理软件，在研发过程中，接到省教育厅、财政厅关于推广使用《高校固定资产管理系统》的通知，我们认为这与我校的管理理念是一致的，等于给我们送来了及时雨、顺帆风，我们积极配合该软件研发单位在济南校区的试点工作。

　　三、《高等学校固定资产管理系统》在我校的应用

　　今年三月份，省教育厅财务处领导来我校视察工作，提出在我校泰安本部校区进行高校资产管理系统的全面推广应用试点，是对我们的严格要求和鞭策，在全校上下引起了高度重视。王校长对这项工作做了专门的指示和安排，他指出：这项工作符合进行科学管理国有资产的正确方向，适合我校具体情况和建设发展的需要，是学校具有建设意义的一项重要工作，我们应该有信心，也应该有能力做好这项工作。为此，学校成立了以分管校长为组长，以资产管理处长、财务处长为副组长，以校长办公室主任、教务处长、人事处长、宣传部长、监察审计处处长、现代教育中心主任及财务处、资产处有关负责人为成员的领导小组。领导小组下设办公室，由资产管理处副处长任办公室主任，具体领导和组织该系统的推广应用工作，学校从校长专项基金中拨出专款用于资产管理系统的硬件建设。为了保证这项工作能在全校达成共识并能做到协调一致，学校下发了山科大综字【2003】12号文件，并召开了由各单位分管领导及资产管理员参加的动员大会。会上，分管校长做了动员报告，对这项工作提出了明确的时限要求及目标要求，明确提出，对未按时完成或不组织配合的单位，要追究单位负责人的责任，对每一个阶段的工作要用简报的形式向全校通报。会后，紧接着用两天的时间对各单位资产管理员进行了集中业务培训，培训结束后，立即开展了全校范围内的资产清查，信息录入，粘贴条形码等工作。在工作进行过程中，共发了六期工作简报，并派专人到各单位具体指导和解决资产清查及系统运行中出现的问题，其间，天南公司的技术人员多次到学校解决技术难题，及时根据实际情况对系统进行必要的调整。正是由于采取了这样的措施，才能使这项工作做到了管理条件基本完善，管理人员基本到位，管理时间基本保证，信息录入基本准确，使我们在较短的时间内完成了学校的资产清查工作，做到了家底清楚、账账相符、账卡相符、账实相符。由于时间所限，距离完全实现该系统的全部功能，还有一定差距，即使做到这样，没有该系统的帮助，也是难以完成的。但由于我们已经具备了科学的资产管理理念，并掌握了应用这一系统的手段，拥有了这一现代化的管理工具，我们一定能够实现该系统的全部功能，达到资产管理的最终目的，在学校建设和发展过程中，对学校资源进行优化配置，为领导提供可靠的决策依据。这是我们不变的决心和追求。

我们之所以对推广应用这一套管理系统产生如此浓厚的兴趣，并投入这么大的精力，通过我们的实际运用，我们认为这套管理系统具有全面、系统、规范的特点，体现了先进的资产管理思想并有先进的软件技术相支持，而且便于操作。

　　随着对这套软件进一步深入的应用，我们认为这套管理系统能够充分地体现我们的管理理念，以先进的管理思想为基础，充分运用先进的管理方法和技术，采用了现代化而且易普及的管理设备，对固定资产实行现代化的管理。这套系统的管理思想、管理手段比国内其他同类管理软件更先进。先进的管理方法体现在了对传统的管理方法进行改进，采用了更加便捷、经济、有效的管理途径以达到管理的目的。这与过去以及目前正在流行使用的过于侧重实验教学仪器设备管理的软件有很大不同，不仅包含了固定资产的全部内容即教育部公布的16大类，也包含了目前高校财务工作中普遍使用的、财政部颁发的《事业单位财务制度》规定的六大类以及财政部后来推广的十大类。这样，按照教育部的分类方式将固定资产所包含的内容全部纳入系统的管理中，并可按照不同的统计口径进行分类，能获得我们需要的任意一种报表或统计分析结果。使原来繁重的报表工作量变得十分轻松，减轻了有关工作人员的负担，提高了准确性。

　　由于这套系统充分体现了《高等学校仪器设备管理办法》、《事业单位财务制度》、《山东省高等学校固定资产管理办法》等文件的基本思想，系统管理的思想贯穿于系统的始终。不仅对固定资产管理工作中的各个方面进行深入的研究，而且从整个学校管理与固定资产管理的关系以及固定资产管理与其他业务管理的联系上有着详尽的分析研究。这套系统不仅考虑到本身是一个复杂的管理系统，而且还要将该系统正确地定位于整个学校管理的大系统之中，既能服务学校管理的需要，设计了与学校管理相衔接的固定资产管理系统，以达到了信息资源共享、促进整个学校管理水平提高的目的，又考虑了学校事业的发展、科技的进步以及管理方法的不断改进。由于这套系统体现了规范的管理方法，注重合乎规范管理的要求，使用该系统能够达到管理规范的目标，与我们原先的设想相吻合，容易被我们所接受。

　　由于系统使用起来十分简单易学，大部分业务主要靠点击鼠标及很少的汉字录入即可完成。最大限度地减少了汉字的输入和重复性的操作，缩短了操作时间，提高了工作效率。应用了这套系统之后，我们可以利用系统对固定资产进行日常管理。系统可以做到每一件固定资产谁使用、谁负责、谁进行数据维护，在全面的安全体系下分工合作、责任到人、立体管理、实时管理。

　　在日常的固定资产管理过程中，对于固定资产的增加、变动、审核，要经过一个非常繁琐的过程，使用这套系统之后，大大提高了工作效率。处理固定资产的增加，只需要录入验收单，根据验收单添加每一条固定资产及其附件的详细属性数据及必要的财务信息数据，如凭证号，并可以对未审核或审核未能通过的数据进行修改、删除等，能够针对不同大类，自动调整不同的属性；处理固定资产的变动，即固定资产在使用过程中一些使用属性的变化记录，如现状、使用人、使用单位、使用方向等，在数据库中都能清晰的反映出来；对于资产的审核，能够实现各有关管理部门的联动，各自按照管理权限行使审核职权，减少了大量的协调工作量。对于这项工作表述起来比较复杂，实际操作比较简单，请大家看一下用动画表示出的程序。

　　在我们资产管理过程中，清产核资是目前高校固定资产管理工作的一个重要组成部分，也是上级教育主管部门、财政管理部门定期检查固定资产管理工作的一种重要方式。用传统方式进行这项工作，会耗费大量的人力物力，从事资产管理工作的各位同仁均有同感，运用这套系统之后，使这项工作变得简单了，因为它可以最大程度地利用学校已有的固定资产数据资源和校园网络资源，提高准确率，提高工作效率，降低劳动强度，是我们利用固定资产管理系统进行固定资产清查的主要特点。我们可以根据目前惯用的以账对物的方式，分散地、同步地进行全校或部分的资产清查，并可利用条码阅读器等设备辅助工作；依据清查数据，实时给出固定资产清查数据汇总表，并以此为依据，对固定资产的盘盈、盘亏数据进行处理。

　　在学校的发展过程中，为学校领导提供统筹决策的可靠依据，是资产管理部门的重要职责之一，我们运用该系统完善的统计分析报表功能，可以制作分户查询统计表、固定资产分户增减变动表、固定资产分类增减变动表、普通高校教学、科研仪器设备增减变动情况表、普通高校固定资产增减变动情况表、仪器设备固定资产增减变动表、分类分户统计表、年代分户统计表、资金来源分户统计表、使用方向分户统计表、现状分户统计表、管理方式分户统计表、国别年代统计表、普通高校国有资产增减变动表等一系列分析报表，能给学校领导提供即时准确的决策依据。

　　四、工作中存在的问题及下一步工作打算

　　在《高等学校固定资产管理系统》的推广使用过程中，尽管大家认识比较统一，但这毕竟是一项有别于传统管理的创新性工作，在运作过程中还存在着许多不尽如人意的地方，从我们工作角度看，人员档案的建立还不够规范，使资产管理责任到人的工作还存在较大缺陷。由于历史等多方面原因，使年代久远的资产信息项输入不够全面。考虑到学校新校区的建设，有部分院及部门需要搬迁，故部分资产还没有细化到每一房间，而是按管理使用单位输入的。由于是以账对物，有些信息项是根据原始账目录入的，且由多人负责录入，致使同一种资产出现不同的名称，如资产分类号为05010105的电子计算机，由于采购时各供货商家所出具的单据开列出微机、电脑、计算机、电子计算机等不同名称，录入人员照单录入，所以就出现了同种资产不同名称。考虑到目前数据库仍存在一些问题，在权限设置上进行了较多限制，致使从形式上看权限限制过死。个别资产管理员对该软件使用不熟练，经常造成系统运行障碍，影响工作效率。由于账表打印等工作量较大，分类明细等账表打印仍不齐全等等。

　　鉴于上述存在的问题，都是在管理和使用过程中出现的，有些是由于我们学校的具体情况和条件所限制，在校区进行调整和变动期间的不确定因素所造成的，现在大家所看到的数据库中所反映出来的资产，仅仅是我们泰安本部校区的资产，也就是说只是我校部分资产，下一步我们仍然会按照这样的工作思路和方式，有计划的将学校全部资产纳入系统管理。待校区调整完成后，将所有资产按新的存放地点具体到每一个房间，落实到每一个管理和使用人员，将“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理体制真正落到实处。进一步规范资产名称，逐步放开管理权限，妥善解决历史遗留问题。及时做好固定资产的增加、变动及处置等工作，使资产管理工作走上良性发展的轨道。

　　运用现代化的管理手段进行资产管理是维护国有资产完整和安全，确保国有资产的合理配置和有效利用，防止国有资产流失，为教学、科研及师生员工工作生活提供保障的必由之路。由于资产管理工作的特殊性，这条道路还很长，对此我们有充分的思想准备，在现有工作的基础上，对高校资产管理工作还要进行更深层次的思考。鉴于高校资产主要是非经营性资产，人们往往对资产的绩效考核研究的不够，目前还缺乏有效的考核办法和手段，尽管我们实行了对大中型购建项目实行项目负责人责任制，但仍存在着许多不尽如人意的地方，资产闲置的状况在极个别的地方仍没有杜绝。在设备购置方面，各单位仍存在着论证不充分，站在本单位利益的基础上贪多求全，不愿与其他单位资源共享，造成从局部看购置合理，从全校看资产浪费。所有这些，都是需要我们进一步研究和解决的问题。党的十六大将加强国有资产管理提到了重要的议事日程，使我们的资产管理工作迎来了前所未有的良好环境，我们愿在省教育厅及上级主管部门的正确领导下，乘着十六大的东风，与兄弟院校资产管理工作的各位同仁一道，努力搞好高等学校资产管理的各项工作。

　　由于我校资产管理处成立时间较短，还缺乏高校资产管理的成熟经验，在资产管理工作方面，与各兄弟院校相比，还有较大差距，还存在许多需要研究和解决的问题，对此我们心知肚明。以上汇报难免有班门弄斧之嫌，在各位同仁专家面前，决不敢以此而自誉。就拿使用《高校固定资产管理系统》这项工作来说，我们还存在许多非常明显的缺陷，这决不会逃过各位同仁的法眼，我们也不想文过饰非，敢于亮丑本身就是一种勇敢。但是，请各位领导放心，也请各位同仁相信，我们会努力做好这项工作，这是每一个资产管理者义不容辞的责任，我们也决不会放弃这个责任。

　　向省教育厅、财政厅领导长期以来对我校资产管理工作的关怀和指导，表示衷心的感谢！向全省高校的同行们多年来给予我们的帮助和无私支持，表示崇高的敬意！